Eine Potenzialanalyse kann auf ganz unterschiedliche Arten durchgeführt werden, in Form von einfachen mündlichen Befragungen, standardisierten Tests oder schriftlichen Fragebögen. Meist wird zu Anfang das Gespräch gesucht, um die Zielsetzungen abzuklären.  Es folgt eine Standortbestimmung, deren Ziel es ist, die Stärken und Schwächen herauszufiltern, sei dies bei Kindern, Jugendlichen, Erwachsenen, Mitarbeitern oder Berufstätigen. Für jede Zielgruppe existieren verschiedene Angebote, wie etwa die Laufbahnberatung, Karriereberatung oder auch berufliche Standortbestimmung für Jugendliche. Das individuelle Potenzial eines Menschen soll in diesen Sitzungen herausgefiltert werden, um sich seinen Wünschen, Zielsetzungen und seinen Möglichkeiten entsprechend zu entwickeln und beruflich eingesetzt zu werden.

Eine Potenzialanalyse kann sowohl für Unternehmen, die Ihre Mitarbeiter optimal einsetzen wollen, als auch für Lehrbetriebe und Berufsfachschulen durchgeführt werden, ebenso wie für Kinder, Jugendliche und Erwachsene, die Ihre Stärken und Schwächen kennenlernen und den besten Lebens- und Berufsweg finden wollen. Je nach Zielgruppe sind die Angebote unterschiedlich aufgebaut und setzen verschiedene Schwerpunkte. So wird bei einer Berufsberatung in einem Erstgespräch die Fähigkeiten und Interessen von Jugendlichen oder jungen Erwachsenen abgeklärt, eventuelle Tests durchgeführt und Optionen aufgezeigt, die in einem möglichen Zweitgespräch diskutiert werden, um anschliessende Massnahmen zu unternehmen. In einer Laufbahnberatung für Erwachsene wird die momentane Ist-Situation mit den Betroffenen besprochen, die Ziele und Wünsche, Probleme und Unsicherheiten besprochen und Lösungen gesucht. In einem möglichen Zweitgespräch werden die Ziele angegangen, Ausbildungen oder Weiterbildungen aufgezeigt und bei der Stellensuche geholfen. Dazu können unterschiedliche Tests, wie Persönlichkeitstests, Interessentests oder Leistungstests zum Einsatz kommen, welche das Potenzial des Einzelnen aufzeigen.
In der Personalentwicklung von Unternehmen beginnt eine Potenzialanalyse mit einem ausführlichen Gespräch über die bisherige Laufbahn und Zielsetzungen der Mitarbeiter. Dazu werden auch verschiedene Tests durchgeführt, welche die Fähigkeiten, Interessen, Leistungen und die Persönlichkeit verdeutlichen sollen. Aus diesen Informationen erstellen die Beratungsfachleute ein Kompetenzprofil, welches die Stärken und Schwächen der einzelnen Mitarbeiter aufzeigt und auf Grundlage dieser sie Entwicklungsperspektiven, Karrieremöglichkeiten sowie eventuelle Aus- und Weiterbildungen vorschlagen. Anschliessend wird in einem Karriereplan das weitere Vorgehen besprochen und dank der gewonnenen Erkenntnisse der Potentialanalyse Massnahmen zur Umsetzung ergriffen.

Sie werden nicht Karriere machen, bloss weil Sie eine Potenzialanalyse haben durchführen lassen, soviel sollte Ihnen bewusst sein. Doch kann Ihnen eine solche Analyse helfen, zu erkennen, welche Laufbahn Sie aufgrund Ihrer Begabungen, Neigungen und Fähigkeiten einschlagen sollten. Haben Sie herausgefunden, welcher Beruf oder welche Branche am besten zu Ihnen, Ihrer Persönlichkeit und Ihren beruflichen Zielen passt, so ist die Wahrscheinlichkeit, eine berufliche Karriere zu machen, deutlich höher, als bei einer Anstellung, die Sie nur annehmen um Geld zu verdienen. Demzufolge Kann eine Potential-Analyse Ihnen den Weg für eine weiterführende Karriere ebnen, doch schlussendlich liegt es an Ihnen, welche Erkenntnisse Sie aus den Ergebnissen ziehen und welche Massnahmen Sie diesbezüglich unternehmen.

Gute Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können nur dann ausgezeichnete Leistungen erbringen, wenn sie am richtigen Ort eingesetzt werden, und sie eine Tätigkeit ausführen, die sie optimal fordert, ohne sie jedoch zu überfordern oder zu unterfordern. Eine Potenzialanalyse kann Ihnen bei der Personalentwicklung nützliche Dienste erweisen, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern zugutekommen. Sie können langfristig Ihren Geschäftserfolg steigern, wenn Sie die Stärken und Schwächen Ihrer Angestellten kennen, sie dementsprechend weiterbilden und richtig positionieren. Auf diese Weise vermeiden Sie Fehlbesetzungen, die auf lange Sicht oftmals zur Kündigung des entsprechenden Arbeitnehmers oder Kostensteigerungen führen. Durch eine Analyse des Potenzials der Mitarbeiter setzen Sie ein klares Zeichen, nämlich, dass Sie sich für die individuelle Entwicklung des Einzelnen interessieren, ihnen seinen Neigungen und Fähigkeiten entsprechend fördern möchten und im Unternehmen behalten wollen. Dies alleine steigert die Motivation von Mitarbeitenden enorm, da sie sowohl beruflich, als auch menschlich unterstützt fühlen. Und motivierte Mitarbeiter sind für jedes Unternehmen Gold wert. Daher ist für Unternehmen eine Potenzialanalyse ihrer Mitarbeiter sehr zu empfehlen.