Inwiefern und ob die Begriffe voneinander abgegrenzt werden können existieren unterschiedliche Ansichten. So sollen sie je nach Land, Ort und Schule wieder anders aufgefasst und verwendet werden.

Grundsätzlich wird davon ausgegangen, dass es sich bei den Begriffen übergreifend um den Vorsteher/die Vorsteherin einer Schule handelt.

In der Schweiz geläufig sind die Begriffe Rektor und (Schul-) Direktor für Mittel- und Hochschulen, wohingegen Schulleiter eher in den Primarschulen und Sekundarschulen zu finden ist.

Die Zulassungsbedingungen für eine Aus- und Weiterbildung zum Schulleiter/Schulleiterin sind von der Schweizerischen Konferenz der kantonalen Erziehungsdirektoren (EDK) im Dokument “Profil für Zusatzausbildungen Schulleitung“ vom 29. Oktober 2009 unter Artikel 4 aufgeführt.

Folgende Voraussetzungen werden in der Regel verlangt:

• Lehrerdiplom für Kindergartenstufe, Primarschule, Sekundarstufe I oder Sekundarstufe II
• Mind. fünf Jahre Unterrichtserfahrung und
• Schulleitungstätigkeit während der Zusatzausbildung. Auch Personen ohne Leitungsfunktion werden zugelassen, sofern diese während der Ausbildung über ein entsprechendes Praxisfeld verfügen. Solche können beispielsweise eine stellvertretende Schulleitung, Leitung einer Steuergruppe, Stufenleitung oder Projektleitung sein. Von zentraler Bedeutung ist hierbei, dass die jeweiligen Personen Kompetenzen in der operativen Leitung, wie auch Personalführung ausweisen können.

Möglich ist aber auch ein Schulleiter Quereinstieg ohne Lehrdiplom. In diesen begründeten Ausnahmefällen müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

• Hochschulabschluss oder gleichwertig anerkannter Abschluss
• Mehrjährige Berufserfahrung mit Bezug zum Schweizer Bildungswesen, als auch Führungserfahrung und
• Anstellung oder Designation als Schulleiter/Schulleiterin in einer öffentlichen oder privaten Bildungsinstitution

Es empfiehlt sich die jeweilige Ausbildungsinstitution vorab zu kontaktieren, da diese individuell noch zusätzliche Forderungen anbringen kann.

Die Ausbildungen, respektive Weiterbildungen liefern fundiertes Wissen und Kompetenzen für die Tätigkeit als Schulleiter/Schulleiterin sowie das Führen einer Bildungsorganisation.

Es werden Themen wie zum Beispiel das Schweizer Bildungssystem, Führungstheorien und Führungsmodelle, Kommunikation, Konfliktmanagement, Gesprächsführung (beispielsweise bei Auflösung des Arbeitsverhältnisses), Moderation, Personalentwicklung und Teambildung, Unterrichtsentwicklung unter Einbezug neuester Forschungsergebnisse, Rechnungswesen, Schulrecht, Personalrecht, Datenschutz, Projektkonzeption, Projektumsetzung, Rollenreflexion usw. behandelt.

Ein solches Führungswissen ist praktisch in jedes Unternehmen, respektive in jeden Arbeitsbereich übertragbar und anwendbar, deshalb sind Leute mit diesen Bildungsabschlüssen auf dem Arbeitsmarkt sehr gefragt.

Die Aufgaben und Pflichten eines Schulleiters, respektive einer Schulleiterin sind vielfältig und haben in den letzten Jahren einen Wandel durchlebt. So wurden ihnen mehr Kompetenzen und Gestaltungsspielraum zugesprochen. Inwiefern diese erweiterten Zuständigkeiten enger oder weiter gefasst werden, hängt jedoch wiederum von der Organisationsstruktur sowie den politischen Gegebenheiten vor Ort ab.

Schulleitende können somit direkt vor Ort einwirken und eigenverantwortlich handeln. Hierbei müssen die (Eigen-) Dynamik und die individuellen Herausforderungen an der Schule mit dem nötigen Feingefühl, Durchsetzung und einer guten Portion Entscheidungsfreude sowie Lösungsorientiert angegangen werden. Die Arbeit im Sinne eines Bildungsmanagements ist dabei reichlichen Erwartungen unterschiedlicher Anspruchsgruppen ausgesetzt und kann sich wie folgt zusammensetzen:

• Verantwortung für die administrative, finanzielle, organisatorische, personelle und pädagogische Führung
• Ausarbeitung einer langfristigen Schulentwicklung in der Form eines Schulprogramms mit organisatorischen Inhalten und strategischen Zielen, welche in Rücksprache mit dem Lehrerkollegium ausgearbeitet werden
• Entwicklung eines Leitbildes und dessen Verkörperung nach innen und aussen 
• Teamentwicklung ermöglichen, umsetzen und fördern, womit ein angenehmes Arbeitsumfeld sowie Sozialklima geschaffen wird
• Leitung für das Vereinbaren, Einführen und die Einhaltung von Regeln innerhalb des Schullebens
• Führung und Beurteilung der Lehrkräfte und Mitarbeitenden mittels Schulbesuchen und Mitarbeitergesprächen bzw. -beurteilungen, sowie deren Rekrutierung, Förderung und Weiterbildung
• Einnahme einer Vorbildfunktion
• Durchführung von Evaluationen betreffend der Schulqualität und Unterrichtsqualität
• Mediatorrolle: Konflikte (z.B. Mobbing, Sucht- oder Gewaltprobleme) werden durch einen aktiven Austausch angegangen und gelöst
• Kenntnisse über den aktuellen Stand der Bildungsforschung und ihren Ergebnissen sowie der Gesetze und Verordnungen
• Ansprechsperson für Behörden, Medien, Fachpersonen, Schulpflege und Eltern, respektive Erziehungsberechtigte
• Rechenschaftsablegung gegenüber vorgesetzten Stellen (Schulpflege und/oder Gesamtschulleitung usw.) zum Beispiel in Form eines Jahresberichts und/oder einer Präsentation
• Sitzungsleitung oder Teilnahme an Sitzungen verschiedenster Gremien

Mit diesen Pflichten kann die Schulleitung die Kultur, Struktur, Strategie sowie Qualität einer Schule massgeblich beeinflussen. Hierbei nehmen die Führungsfähigkeiten einer Person einen bedeutenden Einfluss, was für eine entsprechend professionelle Ausbildung spricht. Allerdings spielen auch persönliche Überzeugungen, Werte, Haltungen, Einstellungen und Erfahrungen eine zentrale Rolle, welche nicht ausschliesslich in einem Studium erlernbar sind.

Unter dem Begriff Schulleiter/Schulleiterin wird die Person verstanden, welche einer Schuleinheit sowie deren Kollegium vorsteht und beides führt/managed. Sie leitet das Alltagsgeschehen einer Schule durch verschiedene Managementprozesse in den Bereichen Orientierung, Entwicklung und Führung.

Ein Schulleiter, respektive eine Schulleiterin analysiert, evaluiert, überwacht, begleitet, koordiniert, organisiert und leitet in Zusammenarbeit mit der Schulpflege und der Schulverwaltung, alleine oder im Team unter anderem die administrativen sowie auch die personellen und pädagogischen Aufgaben und Prozesse aller Schulstufen vom Kindergarten bis zur Sekundarstufe II. Schulleitende treffen in ihrem Arbeitsalltag auf viele unterschiedliche Aufgabenbereiche, Pflichten und Herausforderungen, weshalb von ihnen eine grosse Stressresistenz, Problemlösefähigkeit sowie Durchsetzungsvermögen und Kontaktfreude gefordert wird.

Heutzutage wird dabei nicht mehr “nur“ von Schulleitenden, sondern vielmehr von Führungspersonen von und in Bildungsorganisationen gesprochen.