À quoi ressemble le quotidien professionnel des assistants de direction avec brevet fédéral ?

Les assistants de direction soutiennent les cadres dans les domaines de l'administration, de la gestion de l'information, de l'organisation de réunions et d'événements, de la réalisation de présentations et de la mise en œuvre de projets. Ils sont souvent la première personne de contact pour les collaborateurs et les interlocuteurs externes.

Selon l'entreprise, les assistants de direction se voient confier des tâches supplémentaires, par exemple dans les domaines des ressources humaines ou du marketing. La proximité avec la direction ainsi que les tâches généralement variées garantissent une activité passionnante où l'on ne s'ennuie guère. D'un autre côté, les pouvoirs de direction limités ainsi que la fonction d'interface entre la direction et les groupes cibles internes et externes constituent certainement un défi dans le travail quotidien.

(N'oubliez pas que dans certains cas, la répartition/le poids/la fréquence des tâches peut varier en fonction de la fonction/du profil du poste ainsi que de l'entreprise, de sa taille et de son secteur).

 

Groupe cible et compétences : A qui s'adresse l'examen professionnel d'assistant(e) de direction avec brevet fédéral ? Quelles sont les qualités et les aptitudes requises ?

La formation et l'examen professionnel d'"assistant(e) de direction" conviennent aux personnes suivantes

• Professionnels ayant exercé une fonction d'assistant(e) de direction pendant plusieurs années et souhaitant valider leurs connaissances et compétences par un brevet fédéral.
• les collaborateurs disposant d'au moins 3 ou 4 ans d'expérience professionnelle dans des fonctions d'assistance de divers postes de cadres et qui souhaitent augmenter leurs chances de carrière et de salaire en obtenant un brevet fédéral
• Professionnels ambitieux avec des fonctions d'assistance et des tâches supplémentaires, par exemple dans les domaines des ressources humaines ou du marketing, qui souhaitent assumer davantage de responsabilités à l'avenir.

Les assistants de direction doivent posséder les qualités personnelles et les compétences suivantes :

• Talent d'organisation
• Sens de la planification
• Sens du service
• Flexibilité
• Capacité de charge
• Compétences communicatives
• Aptitudes à travailler en équipe
• Une attitude gagnante
• Bonnes manières
• Confidentialité
• Fiabilité
• Responsable

Conditions d'admission à l'examen professionnel d'assistante de direction avec brevet fédéral / assistant de direction avec brevet fédéral :

Pour pouvoir se présenter à l'examen professionnel d'assistant(e) de direction, vous devez, conformément au règlement d'examen, avoir réussi l'examen avant la date de l'examen ou de l'inscription à l'examen :

• Disposer de l'un des diplômes suivants : Certificat fédéral de capacité d'employé(e) de commerce CFC, maturité gymnasiale, maturité spécialisée, maturité professionnelle ou diplôme équivalent, ainsi qu'une expérience professionnelle pertinente d'au moins 3 ans* après l'obtention du diplôme.

Ou

• Disposer d'un des diplômes suivants : autre CFC, attestation fédérale de formation professionnelle d'assistant de bureau (AFP)/assistante de bureau (AFP) ou qualification équivalente et au moins 4 ans d'expérience professionnelle pertinente après l'obtention du diplôme.

Et

• avoir remis le portfolio personnel dans les délais et dans son intégralité

* Les expériences professionnelles acquises à temps partiel, c'est-à-dire à moins de 80%, sont prises en compte au prorata.

Vous saurez au moins trois mois avant le début de l'examen si vous êtes admis à l'examen professionnel en recevant une décision écrite, y compris les motifs en cas de refus.

Remarque : certaines écoles sont disposées à vous admettre à un cours de préparation à l'examen professionnel d'assistant(e) de direction même si vous ne remplissez pas (encore) les critères d'admission à l'examen fédéral. Il est de votre responsabilité de vous assurer que vous remplissez les conditions nécessaires au moment de l'examen/de l'inscription à l'examen. Dans certaines écoles, il est possible de suivre la formation sans avoir l'intention de passer l'examen (dans ce cas, vous ne repartez pas pour autant les mains vides, mais recevez un certificat propre à l'école). Les conditions d'admission varient d'un prestataire à l'autre.

Matière à apprendre et contenu de la formation continue

Les contenus des cours de préparation à l'examen professionnel d'assistant(e) de direction avec brevet fédéral s'alignent sur les directives de l'organe responsable de l'examen fédéral, la Société suisse des employés de commerce.

Les thèmes suivants font généralement partie de la matière étudiée :

• allemand, anglais ou français
• Gestion d'entreprise (BWL) et économie politique (VWL)
• Gestion de projet
• Gestion des risques
• Gestion de soi et organisation du travail
• Gestion du temps / gestion des ressources
• Gestion de l'information
• TIC / applications bureautiques
• Finance et comptabilité
• Gestion d'équipe / gestion du personnel
• Communication (orale et écrite)
• Gestion des conflits
• Droit
• Marketing
• Présentation, rhétorique, techniques de présentation

Remarque : certaines écoles proposent des cours préparatoires facultatifs sur divers thèmes, comme l'anglais des affaires et la comptabilité. Le prestataire de votre choix vous fournira volontiers des informations détaillées à ce sujet.

 

Coûts et financement de la formation continue

Les coûts sont déterminés par les écoles (à l'exception de la taxe d'examen externe, qui est fixée par l'organisme responsable). Il peut donc y avoir des différences. De manière générale, il faut compter avec les coûts suivants pour la formation continue d'assistant de direction / formation d'assistant de direction en cours d'emploi, qui dure de 2 à 4 semestres selon l'organisateur :

• Frais de formationEntre CHF 9'700.- et CHF 15'550.- Après l'examen, la Confédération vous rembourse jusqu'à 50% de ce montant sur demande (indépendamment du résultat).* Remarque : les membres de la Société des employés de commerce bénéficient d'un rabais de membre pouvant atteindre 10% sur les frais de cours. Pour plus d'informations, veuillez contacterici.
• Frais d'examenLa taxe d'examen est fixée par l'organe responsable de cet examen professionnel ou de cette formation et s'élève à CHF 2'000 (état 2023). Elle est payée par le candidat/la candidate après confirmation de son admission.
• Certains fournisseurs demandentautres fraispour
  • Cours préparatoires (par exemple en anglais des affaires ou en comptabilité)
  • Diplôme intermédiaire d'économie supérieure ASEC
  • Certificat complémentaire de chef de projet edupool.ch
  • Inscription
  • Outils pédagogiques et licences (de logiciels)
  • Documents de formation
  • examens internes et formations aux examens
  • Test de simulation

Renseignez-vous directement auprès du fournisseur de votre choix pour connaître les frais supplémentaires auxquels vous devez vous attendre.

*Depuis le 1.1.2018, les cours de préparation aux examens professionnels fédéraux (EP) et aux examens professionnels supérieurs (EPS) sont soutenus financièrement par la Confédération. Les personnes ayant suivi ces cours se voient donc rembourser, sur demande, jusqu'à 50% (max. CHF 9'500 pour les examens professionnels, max. CHF 10'500 pour les examens professionnels supérieurs) des frais de cours payés après avoir passé l'examen fédéral. Dans les cas de rigueur, les subventions fédérales sont exceptionnellement versées à l'avance.

Durée des études, nombre d'heures de cours et effort d'apprentissage

• La formation continue d'assistant(e) de direction / formation d'assistant(e) de direction est organisée de manière modulaire et dure de 2 à 4 semestres, selon le prestataire.
• Le cursus comprend environ 504 à 520 leçons qui peuvent être suivies à différents moments (cours de jour et cours du soir) (par ex. un soir par semaine et le samedi ou deux soirs par semaine ou une journée entière par semaine).
• De nombreuses écoles proposent un mélange de cours en présentiel et en ligne (enseignement en ligne, hybride, blended learning) ainsi que de l'auto-apprentissage. Vous pouvez ainsi choisir le format qui vous permet de concilier au mieux la formation continue avec la famille, le travail et les loisirs.
• Grâce au concept de formation continue en cours d'emploi, vous pouvez immédiatement mettre en pratique et approfondir la matière enseignée. Néanmoins, vous devez prévoir suffisamment de temps pour la préparation et le suivi des cours ainsi que pour l'auto-apprentissage - le temps nécessaire dépendra de vos connaissances préalables, de votre style de travail et de votre rythme d'apprentissage. Par mesure de précaution, nous vous recommandons de prévoir au moins 4 à 6 heures par semaine.

Remarque : certaines écoles proposent des "leçons d'essai". Profitez de la possibilité d'avoir un aperçu de l'enseignement et de l'atmosphère d'apprentissage. Ce sont des aspects importants sur le chemin de la réussite. Contactez directement l'école de votre choix pour une leçon d'essai.

Diplôme et titre

L'examen professionnel d'assistante de direction avec brevet fédéral / assistant de direction avec brevet fédéral a lieu chaque année, pour autant qu'au moins 20 candidats remplissent les conditions d'admission, sinon tous les deux ans. Il peut être passé en allemand, en français ou en italien.

Les candidat(e)s sont convoqué(e)s au moins 28 jours avant le début de l'examen. La convocation contient le programme d'examen (qui précise notamment le lieu et la date de l'examen ainsi que les moyens auxiliaires autorisés) et la liste des experts.

L'examen fédéral est divisé en cinq épreuves qui sont structurées de la manière suivante (type d'examen, temps et pondération) :

1. soutien à l'examen et gestion du domaine (écrit, 5 heures, pondération : 2)

A partir de situations pratiques exigeantes, les candidat(e)s traitent cinq simulations d'action. Une attention particulière est accordée à la réalisation correcte et complète.

2. gestion de l'information (écrit, 1.5 heures, pondération : 2)

Dans cette partie de l'examen, les candidats traitent une corbeille de 15 à 30 documents différents (par exemple des e-mails, des lettres, des notes téléphoniques, etc.), qu'ils analysent et sur la base desquels ils élaborent un plan d'action et le justifient. L'accent est mis ici sur l'analyse de l'urgence et l'établissement de critères de priorité pour les différents documents.

3. diriger des collaborateurs d'équipe et gérer des affaires de personnel (écrit, 1 heure, pondération : 1)

Le point de départ est une situation pratique exigeante, sur la base de laquelle les candidats effectuent un travail de cas dirigé. Ce travail de cas se compose de deux tâches partielles qui se rapportent à un ou plusieurs des trois domaines thématiques suivants : Recruter, diriger et développer des collaborateurs ; maîtriser des situations difficiles ; traiter des affaires de personnel. Dans cette partie de l'examen, l'accent est mis sur l'analyse et l'élaboration de concepts, ainsi que sur leur mise en œuvre.

4. soutien à la direction, direction de secteur et collaboration (oral, 0.75 heures, pondération : 1)

Dans cette partie de l'examen, les candidats résolvent trois à cinq situations pertinentes pour le poste de travail (appelées incidents critiques), par exemple sur des thèmes tels que : réunions, manifestations, événements, traitement de projets, sécurité des données, protection des données, support de premier niveau, etc. Pour cela, vous menez un entretien de rôle avec un(e) expert(e), dans lequel vous devez décrire et justifier votre action dans une situation de travail aussi exigeante. L'accent est mis ici sur deux points : d'une part, la maîtrise de situations exigeantes en fonction de la situation et, d'autre part, une communication correcte, structurée et adaptée aux destinataires.

5. gestion personnelle, portfolio personnel (établi au préalable, pondération : ¼)), entretien professionnel (oral, 0.5 heure, pondération : ¾)

Les candidat(e)s établissent de manière autonome un portfolio personnel dans lequel ils se penchent de manière approfondie sur l'organisation de leur autogestion à l'aide des instruments d'analyse "Werkschau" et "grille de compétences".

Exposition d'œuvres :Les candidats réalisent trois œuvres sur le thème : "Comment organiser mes travaux".
Grille de compétences :Les candidats évaluent eux-mêmes leurs compétences à l'aide d'une grille correspondante (avec environ 30 questions directrices). En outre, ils font procéder à une évaluation externe par un supérieur hiérarchique. Vous consignez vos conclusions dans un rapport.

L'accent est mis ici sur la réflexion sur l'autogestion personnelle et l'identification des éventuels besoins d'action.

Sur la base du portfolio personnel, l'entretien professionnel a lieu dans une deuxième langue officielle ou en anglais. Au début, les candidat(e)s présentent des contenus choisis de leur portfolio et répondent ensuite aux questions des experts/expertes. Cette partie de l'examen permet d'évaluer les connaissances professionnelles, la technique de présentation et la capacité de réflexion des candidats.

Diplôme et titre

Les titulaires de l'examen professionnel reçoivent un brevet fédéral et sont autorisés à porter le titre reconnu et protégé d'"Assistant de direction avec brevet fédéral / Assistante de direction avec brevet fédéral".

• En français "Assistante de direction avec brevet fédéral / Assistant de direction avec brevet fédéral".
• En italien "Assistente di direzione con attestato professionale federale".
• En anglais (attention : simple recommandation, pas de titre protégé) "Executive Assistant, Federal Diploma of Higher Education".