Come si svolge il lavoro quotidiano degli assistenti di direzione con attestato federale?

Gli assistenti di direzione supportano i dirigenti nelle aree dell'amministrazione, della gestione delle informazioni, dell'organizzazione di riunioni ed eventi, della preparazione di presentazioni e dell'attuazione di progetti. Spesso sono il primo punto di contatto per i dipendenti e i contatti esterni.

A seconda dell'azienda, agli assistenti di direzione vengono affidate ulteriori aree di responsabilità, ad esempio nelle risorse umane o nel marketing. La vicinanza alla dirigenza e la varietà dei compiti rendono il lavoro entusiasmante, dove non ci si annoia quasi mai. D'altro canto, la limitata autorità di impartire direttive e la funzione di interfaccia tra la direzione e i gruppi target interni ed esterni rappresentano certamente una sfida nel lavoro quotidiano.

(Ricordate: nei singoli casi, la distribuzione/ponderazione/frequenza dei compiti può variare a seconda della funzione/profilo di lavoro e dell'azienda, delle dimensioni e del settore).

 

Gruppo target e competenze: A chi è rivolto l'esame professionale per diventare assistente di direzione con attestato federale? Quali sono le qualità e le competenze richieste?

Il corso e l'esame professionale per "Assistente di direzione" sono adatti per

• Professionisti con diversi anni di esperienza come assistente di direzione che desiderano dimostrare le proprie conoscenze e competenze con un attestato federale.
• I dipendenti con almeno 3 o 4 anni di esperienza professionale in funzioni di assistente in varie posizioni manageriali che desiderano aumentare le loro opportunità di carriera e di retribuzione con un attestato federale di capacità
• Professionisti ambiziosi con funzioni di assistente e compiti aggiuntivi, ad esempio nei settori delle risorse umane o del marketing, che desiderano assumere in futuro compiti di maggiore responsabilità

Gli assistenti di direzione devono possedere le seguenti qualità e competenze personali:

• Talento organizzativo
• Capacità di pianificazione
• Consapevolezza del servizio
• Flessibilità
• Capacità di carico
• Competenze comunicative
• Competenze di squadra
• Contegno vincente
• Buone maniere
• Riservatezza
• affidabilità
• Responsabile

Requisiti per l'ammissione all'esame professionale per assistenti di direzione con attestato federale:

Per poter sostenere l'esame professionale per assistenti di direzione, è necessario essere iscritti all'esame entro la data prevista dal regolamento d'esame:

• Possedere una delle seguenti qualifiche: Attestato federale di capacità in economia aziendale EFZ, diploma di scuola superiore, maturità specializzata, maturità professionale o titolo equivalente, nonché almeno 3 anni di esperienza professionale pertinente* dopo il diploma.

Oppure

• Possedere una delle seguenti qualifiche: altro EFZ, attestato professionale federale di assistente d'ufficio (EBA)/assistente d'ufficio (EBA) o qualifica equivalente e almeno 4 anni di esperienza professionale pertinente dopo il conseguimento della qualifica

E

• Aver presentato il portfolio personale nei tempi e nei modi stabiliti

* L'esperienza professionale maturata a tempo parziale, cioè meno dell'80%, è riconosciuta pro rata.

L'ammissione all'esame professionale viene comunicata almeno tre mesi prima dell'inizio dell'esame con una notifica scritta e motivata in caso di rifiuto.

Nota: alcune scuole sono disposte ad ammettere i candidati a un corso di preparazione all'esame professionale per assistenti di direzione se non soddisfano (ancora) i criteri di ammissione all'esame federale. È responsabilità del candidato assicurarsi di possedere i requisiti necessari al momento dell'iscrizione all'esame. In alcune scuole è possibile frequentare il corso anche senza sostenere l'esame (in questo caso si riceverà comunque un certificato dalla scuola). I requisiti di ammissione variano a seconda del provider.

Oggetto e contenuto del programma di formazione

I contenuti didattici dei corsi di preparazione all'esame professionale per assistenti di direzione con attestato federale si basano sulle specifiche dell'ente organizzatore dell'esame federale, l'Associazione svizzera di commercio.

I seguenti argomenti fanno solitamente parte del materiale didattico:

• Tedesco, inglese o francese
• Economia aziendale (BWL) ed economia (VWL)
• Gestione del progetto
• Gestione del rischio
• Autogestione e organizzazione del lavoro
• Gestione del tempo e delle risorse
• Gestione delle informazioni
• Applicazioni ICT / Office
• Finanza e contabilità
• Leadership del team / gestione del personale
• Comunicazione (orale e scritta)
• Gestione dei conflitti
• Legge
• Marketing
• Aspetto, retorica, tecniche di presentazione

Nota: alcune scuole offrono corsi preliminari volontari su varie materie, come l'inglese commerciale e la contabilità. Il provider di vostra scelta sarà lieto di fornirvi informazioni dettagliate.

 

Costi e finanziamento della formazione continua

I costi sono stabiliti dalle scuole (a parte la tassa per gli esami esterni, che è fissata dall'organizzazione promotrice). Possono quindi esserci delle differenze. In generale, per il programma di formazione per assistenti di direzione a tempo parziale, che dura da 2 a 4 semestri a seconda del fornitore, si devono prevedere i seguenti costi:

• Costo del corsoTra CHF 9.700 e CHF 15.550, di cui riceverete fino al 50% di rimborso dal governo federale dopo l'esame (indipendentemente dal risultato) * Nota: i membri del Kaufmännischer Verband ricevono uno sconto fino al 10% sui costi del corso. Per ulteriori informazioni si prega di contattarequi.
• Tassa d'esameLa tassa d'esame è fissata dall'ente organizzatore dell'esame o del corso professionale e ammonta a 2.000 franchi svizzeri (a partire dal 2023). Viene pagata dal candidato dopo la conferma dell'ammissione.
• Alcuni fornitori richiedonoUlteriori costiper
  • Corsi preliminari (ad esempio in inglese commerciale o contabilità)
  • Qualifica intermedia del VSK Advanced Business Diploma
  • Certificato supplementare project manager edupool.ch
  • Iscrizione
  • Materiale didattico e licenze (software)
  • Documenti di formazione
  • Esami interni e formazione agli esami
  • Test di simulazione

Informatevi direttamente presso il fornitore di vostra scelta sui costi aggiuntivi che potete aspettarvi.

*Dal 1° gennaio 2018 i corsi di preparazione agli esami professionali federali (BP) e agli esami professionali superiori (HFP) sono sostenuti finanziariamente dalla Confederazione. I diplomati di questi corsi saranno quindi rimborsati fino al 50% (max. 9.500 franchi per i BP, max. 10.500 franchi per gli HFP) dei costi del corso pagati su richiesta dopo aver sostenuto l'esame federale. In casi eccezionali di difficoltà, i contributi federali saranno versati anche in anticipo.

Durata dello studio, numero di lezioni e sforzo di apprendimento

• Il programma di formazione per assistenti di direzione ha una struttura modulare e dura 2-4 semestri, a seconda del fornitore.
• Il corso comprende circa 504 - 520 lezioni, che possono essere frequentate in diverse varianti temporali (corsi diurni e serali) (ad esempio una sera a settimana e il sabato o due sere a settimana o un giorno intero a settimana).
• Molte scuole offrono un mix di corsi faccia a faccia e online (online, insegnamento ibrido, apprendimento misto), nonché di studio autonomo. È quindi possibile scegliere il formato che consente di combinare in modo ottimale la formazione continua con la famiglia, la carriera e il tempo libero.
• Grazie al concetto extra-lavorativo del programma di formazione continua, è possibile applicare e consolidare subito il materiale didattico nella pratica. Tuttavia, è necessario prevedere un tempo sufficiente per la preparazione e il follow-up delle lezioni e per l'autoapprendimento - la quantità dipende dalle vostre conoscenze pregresse, dal vostro stile di lavoro e dalla vostra velocità di apprendimento. Si consiglia di dedicare almeno 4-6 ore alla settimana per precauzione.

Nota: alcune scuole offrono le cosiddette "lezioni di prova". Approfittate di questa opportunità per farvi un'idea delle lezioni e dell'atmosfera di apprendimento. Si tratta di aspetti importanti per il conseguimento di un diploma di successo. È meglio contattare direttamente la scuola di vostra scelta per una lezione di prova.

Laurea, diploma e titolo

L'esame professionale per assistenti di direzione con attestato federale si svolge ogni anno, a condizione che almeno 20 candidati soddisfino i requisiti di ammissione, altrimenti ogni due anni. Può essere tenuto in tedesco, francese o italiano.

I candidati vengono informati almeno 28 giorni prima dell'inizio dell'esame. La convocazione comprende il programma d'esame (compresi il luogo e l'ora dell'esame e gli ausili consentiti) e l'elenco degli esperti.

L'esame federale è suddiviso in cinque parti, strutturate come segue (tipo di esame, tempo e ponderazione):

1. supporto all'esame e gestione dell'area (scritto, 5 ore, ponderazione: 2)

Basandosi su situazioni pratiche impegnative, i candidati lavorano su cinque simulazioni. Particolare enfasi viene posta sulla realizzazione corretta e completa.

2. gestione delle informazioni (scritto, 1,5 ore, ponderazione: 2)

In questa parte dell'esame, i candidati lavorano su una casella di posta elettronica con 15-30 documenti diversi (ad esempio, e-mail, lettere, note telefoniche, ecc.), che analizzano e utilizzano per sviluppare un piano d'azione e giustificarlo di conseguenza. L'attenzione si concentra sull'analisi dell'urgenza e sulla creazione di criteri di priorità per i rispettivi documenti.

3. guidare i membri di un team e gestire le transazioni del personale (scritto, 1 ora, ponderazione: 1)

Il punto di partenza è una situazione pratica impegnativa sulla base della quale i candidati lavorano a un caso di studio guidato. Questo caso di lavoro consiste in due sottocompiti relativi a una o più delle seguenti tre aree tematiche: Reclutamento, gestione e sviluppo dei dipendenti; Gestione di situazioni difficili; Gestione delle transazioni del personale. In questa parte dell'esame l'attenzione è rivolta all'analisi e alla creazione di concetti e alla loro implementazione.

4. supporto alla direzione, gestione delle divisioni e cooperazione (orale, 0,75 ore, ponderazione: 1)

In questa parte dell'esame, i candidati risolvono da tre a cinque situazioni rilevanti per il luogo di lavoro (i cosiddetti incidenti critici), ad esempio su argomenti quali: riunioni, eventi, elaborazione di progetti, sicurezza dei dati, protezione dei dati, assistenza di primo livello, ecc. A tal fine, dovrete condurre un colloquio di ruolo con un esperto in cui dovrete descrivere e giustificare le vostre azioni in una situazione lavorativa così impegnativa. L'attenzione si concentra su due punti: da un lato, gestire in modo appropriato le situazioni difficili e, dall'altro, comunicare in modo professionalmente corretto, strutturato e orientato ai destinatari.

5. autogestione, portfolio personale (preparato in anticipo, ponderazione: ¼)), discussione tecnica (orale, 0,5 ore, ponderazione: ¾)

I candidati creano autonomamente un portfolio personale in cui analizzano in profondità la propria autogestione utilizzando gli strumenti di analisi "work review" e "skills grid".

Mostra:I candidati creano tre lavori sul tema: "Ecco come organizzo il mio lavoro".
Griglia di competenze:I candidati valutano autonomamente le proprie competenze utilizzando una griglia corrispondente (con circa 30 domande chiave). Inoltre, hanno una valutazione esterna effettuata da un supervisore. I risultati sono riportati in una relazione.

L'attenzione si concentra sulla riflessione sull'autogestione personale e sul riconoscimento di eventuali necessità di intervento.

Sulla base del portfolio personale, il colloquio tecnico si svolge in una seconda lingua ufficiale o in inglese. All'inizio, i candidati presentano contenuti selezionati dal loro portfolio e poi rispondono alle domande degli esperti. In questa parte dell'esame vengono testate le conoscenze specialistiche, la tecnica di presentazione e la capacità di riflessione dei candidati.

Diploma e titolo

I diplomati dell'esame professionale ricevono un attestato federale e sono autorizzati a utilizzare il titolo riconosciuto e protetto a livello federale di "Assistente di direzione con attestato federale".

• In francese "Assistante de direction avec brevet fédéral / Assistant de direction avec brevet fédéral".
• In italiano "Assistente di direzione con attestato professionale federale".
• In inglese (nota: solo una raccomandazione, non un titolo protetto) "Executive Assistant, Federal Diploma of Higher Education".