In der Digitalisierung ist die Collaboration Tools Online Zusammenarbeit von Teams wichtig. Die Möglichkeiten in den Tools reichen von einfachsten Notizfunktionen bis zu einem umfassenden Organisationstool. Social Collaboration Tools sorgen für gemeinsame und vernetzte Zusammenarbeit. Denn Collaboration Tools haben fünf wichtige Vorteile:

• zeitliche und örtliche Unabhängigkeit – alle können auf das System zugreifen und den Projektfortschritt dokumentieren
• Informationen in Echtzeit – alle wissen dank Collaboration Tools online rechtzeitig über Terminänderungen, Ergebnisse, technische Änderungen, neue Vorgaben etc. Bescheid übersichtlich auf einer Oberfläche dargestellt
• Produktivitätssteigerung – gerade für interdisziplinäre Teams schafft es ein hohes Mass an Wissenstransfer ohne Missverständnisse und dafür mit schnell getroffenen Entscheidungen
• einfaches Suchen und Finden – durch Volltextsuche oder nach mehreren Stichworten können Dokumente in Collaboration Tools online gesucht werden, durch Clustering von Informationen können wichtige Dokumente übersichtliche Darstellung im Dashboard
• Schnittstellen zum Verbinden mit anderen Systemen

E-Collaboration für Wissen- und Information-Management hat zum Ziel, Menschen mit Projekten und Aufgaben zu vernetzen. So kann die Zusammenarbeit aus dem Homeoffice oder mit den Kollegen an anderen Standorten gefördert werden. Ein Collaboration Tools Witheboard macht vor allem dann Sinn, wenn ein Unternehmen viel über Grafiken und Ideensammlungen arbeitet. Denn diese können dank dem Collaboration Tools Witheboard gemeinsam Schritt für Schritt erarbeitet werden. Social Collaboration Tools trägt dazu bei, den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft optimal zu gestalten.

Wichtige Inhalte und Features von Collaboration Tools Software für das Collaboration Tools Business sind:

• Mind-Mapping, um eigene Ideen miteinander zu teilen
• Filesharing, damit wichtige Dateien immer und von überall griffbereit sind
• Echtzeit-Kommunikation, um sich per Video-Telefonie, Instant-Messaging oder E-Mail auszutauschen
• Gemeinsamer Kalender mit üblichen Kalenderfunktionen
• Management-Features, um die vorhandenen Ressourcen optimal aufzuteilen und Teams zu organisieren sowie Arbeitsabläufe respektive Fortschritte zu dokumentieren und auswerten zu können

Beim Collaboration Tools Project Management über eine Collaboration Tools Software stehen insbesondere Teamzusammenarbeit, Aufgabenmanagement, Planen und Terminieren, Workload- und Ressourcenmanagement, Dokumentenmanagement sowie Überwachung und Berichterstattung im Vordergrund. Collaboration Tools Project Management berücksichtigt die unterschiedlichen Qualifikationsniveaus der Teammitglieder sowie deren Herkunft aus unterschiedlichen Fachbereichen. Teilweise werden sogar externe Partner, Auftragnehmern, Lieferanten oder Kunden integriert.

Die Collaboration Tools Definition Deutsch lautet: Werkzeuge zur Zusammenarbeit. Mit diesem Konzept soll die kooperative Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern einer oder mehreren Organisationen auf ein gemeinsames Ziel. Es fördert gemäss Collaboration Tools Definition das Miteinander zwischen einzelnen Individuen, Einheiten, Teams, Abteilungen, Bereichen, Kooperationen oder Partnerschaften. Der Zweck kann sowohl die Entwicklung einer Lösung sowie die Vermarktung eines Produktes sein. Wer nach der Collaboration Tools Erklärung sucht, braucht sich mit dem digitalen Arbeitsplatz auseinander zu setzen. Denn dort sorgen Collaboration Tools für das Entwickeln eins gemeinsamen Verständnisses. Denn erst dieses ermöglicht gemäss Collaboration Tools Erklärung eine wirklich effektive und effiziente Zusammenarbeit. Zur produktiven interaktiven Zusammenarbeit beitragen kann das Wissen über den Sinn und Zweck, gemeinsame Ziele, gegenseitige Unterstützung durch Informationen sowie das Teilen von Wissen und Erfolgen, Wertschätzung sowie positive Erfahrungen und Erlebnisse.

Collaboration Tools Microsoft Office 365 bieten eine breite Palette an Features – wie auch Funktionen für Video, Planung und Präsentation. Die Gruppenfunktion oder Collaboration Tools Teams bietet eine gemeinsame Oberfläche, um E-Mails, Dokumente und geplante Ereignisse zu teilen. Diese funktioniert als Drehschreibe für alle Arbeitsaktivitäten innerhalb eines Unternehmens. Der Kern des Collaboration Tools Teams bilden Workspaces, in denen sich bis zu 999 Personen durch Dateiablagen, Gruppen-Chat, Planungs-Tool oder Notizbuch austauschen können. Bereits länger bekannt sind Exchange Online, SharePoint Online und Skype for Business inkl. Screensharing. Mit neueren Features wie Office 365 Video bietet das Collaboration Tools Microsoft ein Video-Hosting-Service, der das Hochladen und Teilen von relevanten Videos in SharePoint erlaubt. Bei der Organisation der Teamarbeit hilft der Office 365 Planner durch das Erstellen von Plänen, Organisieren sowie Zuweisen von Aufgaben, Teilen von Dateien oder mit anderen Teammitglieder chatten. Mit der digitalen Präsentationsanwendung Sway können im Collaboration Tools Microsoft Websiteinhalte aus Texten, Bildern und Content aus anderen Medien oder Plattformen zusammengestellt werden. OneDrive for Business fungiert als Speicherdienst mit selektiver Synchronisierung und Unterstützung bei grösseren Daten.

Collaboration Tools Beispiele im Sinne von Webkonferenz- und Collaboration-Tools mit kostenlosen Einstiegslizenzpaketen sind folgende:

• Teamviewer
• Zoho Meeting
• Skype Standard
• Skype für Unternehmen
• Webex
• GotoMeeting
• Zoom
• Vitero
• Google Meet

Zoom gilt auch als Collaboration Tools kostenlos. Collaboration Tools Zoom positioniert sich als führender Anbieter für Videokonferenzen. Der Erfolg von Collaboration Tools Zoom liegt in der einfachen Bedienung und dem attraktiven Angebot einer unbegrenzten Anzahl von Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern - jedoch maximal 40 Minuten. Interessante Kollaborationsfunktionen sind Breakout-Räume, privater Chat oder Gruppenchat, Screen-Sharing und Whiteboarding. Die Einwahl in Zoom Meetings erfolgt über den entsprechenden Link.

Ein Collaboration Tools Vergleich zeigt, welches die besten Collaboration Tools:

• Microsoft 365: Office-Standard und bietet viele (mobile) Apps, Webanwendung, PC-Version – für manche Teams aber ev. zu umfangreich
• Nextcloud: Collaboration Tools Open Source mit kompletter Office-Suite, Synchronisierung, Mobile Apps und als zwei verschiedene Versionen – jedoch ist für die Einrichtung gemäss Collaboration Tools Vergleich Expertenwissen nötig
• Google Workspace: Umfangreiche Office-Suite, viele Apps au seiner Hand und plattformunabhängig – für manche Teams vermutlich zu umfangreich
• Ansana: eigenes Nachrichtensystem mit Möglichkeit für das Einrichten von E-Mail-Benachrichtigung, Mobile Apps (iOS & Android), kostenfrei bis 15 Nutzer – aber die Datenspeicherung erfolgt auf einem amerikanischen Server und Ansana bietet gemäss Collaboration Tools Vergleich keine Desktop-Anwendung
• Trello: eine intuitive Bedienung, Mobile Apps (iOS & Android), diverse Optionen zur Gestaltung und Kategorisierung von Aufgaben – leider ist die Position und Struktur der Karten im Baord nicht veränderbar, das Archiv unübersichtlich und die Datenspeicherung erfolgt auf amerikanischen Servern
• Slack: bietet einfache Freigabe von Dokumenten, Code-Snippets und sonstigen Daten, Apps (iOS, Android, Windows, macOS und Linux) sowie diverse Schnittstellen zu Drittsoftware – es fehlt die Option zur Erstellung unterschiedlicher Teams und die Daten sind auf amerikanischen Servern gespeichert.
• Lifesize: Nutzer- und Meetingverzeichnis, Desktop-Apps (macOS, Windows), mobile Apps (iOS, Android) sowie verschlüsselte Übertragung – aber die Webanwendung unterstützt nur Chrome und Edge sowie gibt es laut Collaboration Tools Vergleich kein Pay-per-Use-Preismodell
• Basecamp: bietet erstklassige Möglichkeiten gemeinsamer Dokumentenverarbeitung sowie -verwaltung, Einrichtung automatisierter Status-Abfragen möglich und Kosten bleiben auch bei steigender Nutzerzahl gleich – der Einstieg ist jedoch mühsam und die Daten liegen auf amerikanischen Servern
• Wrike: Kopierfunktion für wiederkehrende Aufgaben / Projekte, Apps (Windows, macOS, iOS & Android), visuelle Task-Zeitleisten (ab Professional) – aber das Tool ist vergleichsweise teuer, Datenspeicherung auf amerikanischen Servern sowie komplexe Benutzeroberfläche
• Spike: bietet innovativer E-Mail-Client, Apps, plattformunabhängige Web-App sowie Sprach- und Videotelefonie – es handelt sich aber nicht um eines der umfangreichen Collaboration Tools

Bei dem Entscheid für ein Collaboration Tools sollte auch die Sprachen, Kosten, der Serverstandort sowie App-Verfügbarkeit für den Collaboration Tools Vergleich und dann die Wahl berücksichtigt werden. Collaboration Tools Deutsch sind beispielsweise Google Workspace, Lifesize Cloud, Nextcloud, Microsoft 365, Spike, Trello oder Wrike.