Gli strumenti di collaborazione sono importanti nella digitalizzazione della collaborazione di gruppo online. Le possibilità offerte da questi strumenti vanno dalle più semplici funzioni di presa di appunti a uno strumento organizzativo completo. Gli strumenti di collaborazione sociale garantiscono una collaborazione congiunta e in rete. Gli strumenti di collaborazione presentano cinque importanti vantaggi:

• Indipendenza in termini di tempo e luogo - tutti possono accedere al sistema e documentare l'avanzamento del progetto
• Informazioni in tempo reale - grazie agli strumenti di collaborazione online, tutti sanno in tempo utile le modifiche alle scadenze, i risultati, le modifiche tecniche, le nuove specifiche, ecc. Informazioni presentate in modo chiaro su un'unica interfaccia
• Aumento della produttività - soprattutto per i team interdisciplinari, crea un elevato livello di trasferimento delle conoscenze senza fraintendimenti e con decisioni prese rapidamente
• Facilità di ricerca e reperimento: i documenti possono essere ricercati online negli strumenti di collaborazione utilizzando la ricerca full-text o diverse parole chiave, i documenti importanti possono essere visualizzati chiaramente nel dashboard raggruppando le informazioni
• Interfacce per il collegamento ad altri sistemi

L'obiettivo dell'e-collaboration per la gestione della conoscenza e delle informazioni è quello di mettere in contatto le persone con progetti e compiti. In questo modo è possibile promuovere la collaborazione dall'ufficio di casa o con colleghi di altre sedi. Uno strumento di collaborazione whiteboard è particolarmente utile se un'azienda lavora molto con grafici e raccolte di idee. Grazie allo strumento di collaborazione Witheboard, queste possono essere sviluppate insieme passo dopo passo. Gli strumenti di collaborazione sociale aiutano a ottimizzare il luogo di lavoro digitale del futuro.

La definizione di Strumenti di collaborazione è: strumenti per la collaborazione. Questo concetto è volto a promuovere la collaborazione tra i dipendenti di una o più organizzazioni verso un obiettivo comune. Secondo la definizione di Collaboration Tools, promuove la cooperazione tra individui, unità, team, dipartimenti, divisioni, cooperazioni o partnership. Lo scopo può essere sia lo sviluppo di una soluzione che la commercializzazione di un prodotto. Chiunque cerchi una spiegazione degli strumenti di collaborazione deve guardare al luogo di lavoro digitale. Gli strumenti di collaborazione garantiscono lo sviluppo di una comprensione comune. Secondo la Dichiarazione sugli strumenti di collaborazione, è questo che rende possibile una collaborazione veramente efficace ed efficiente. La conoscenza del significato e dello scopo, gli obiettivi comuni, il sostegno reciproco attraverso le informazioni e la condivisione delle conoscenze e dei successi, l'apprezzamento e le esperienze e avventure positive possono contribuire a una collaborazione interattiva produttiva.

Strumenti di collaborazione Esempi di strumenti di web conferencing e collaborazione con pacchetti di licenze entry-level gratuite sono i seguenti:

• Teamviewer
• Zoho Meeting
• Skype Standard
• Skype per le aziende
• Webex
• GotoMeeting
• Zoom
• Vitero
• Incontro con Google

Zoom è anche considerato uno strumento di collaborazione gratuito. Collaboration Tools Zoom si posiziona come fornitore leader di videoconferenze. Il successo di Collaboration Tools Zoom risiede nella sua facilità d'uso e nell'interessante offerta di un numero illimitato di videoconferenze con un massimo di 100 partecipanti, ma per un massimo di 40 minuti. Tra le funzioni di collaborazione più interessanti vi sono le breakout room, la chat privata o di gruppo, la condivisione dello schermo e la lavagna. Collegatevi a Zoom Meetings tramite il link corrispondente.

I contenuti e le caratteristiche importanti del software Collaboration Tools per l'attività di Collaboration Tools sono

• Mappatura mentale per condividere le proprie idee con gli altri.
• Condivisione di file, in modo che i file importanti siano sempre disponibili da qualsiasi luogo
• Comunicazione in tempo reale per lo scambio di informazioni tramite videotelefonia, messaggistica istantanea o e-mail.
• Calendario condiviso con funzioni di calendario standard
• Funzioni di gestione per allocare in modo ottimale le risorse disponibili e organizzare i team, nonché per documentare e valutare i processi di lavoro e i progressi.

Collaboration Tools Project Management tramite il software Collaboration Tools si concentra in particolare sulla collaborazione tra team, la gestione dei compiti, la pianificazione e la programmazione, la gestione del carico di lavoro e delle risorse, la gestione dei documenti, il monitoraggio e la reportistica. Il Project Management di Collaboration Tools tiene conto dei diversi livelli di qualifica dei membri del team e del loro background in diverse aree specialistiche. In alcuni casi, vengono integrati anche partner esterni, appaltatori, fornitori o clienti.

Gli strumenti di collaborazione di Microsoft Office 365 offrono un'ampia gamma di funzionalità, tra cui funzioni di video, pianificazione e presentazione. La funzione di gruppo o Collaboration Tools Teams offre un'interfaccia comune per la condivisione di e-mail, documenti ed eventi pianificati. Funziona come un centro per tutte le attività lavorative all'interno di un'azienda. Il nucleo dello strumento di collaborazione Teams è costituito da spazi di lavoro in cui fino a 999 persone possono scambiare informazioni tramite archiviazione di file, chat di gruppo, strumenti di pianificazione o taccuini. Exchange Online, SharePoint Online e Skype for Business, compresa la condivisione dello schermo, sono già disponibili da tempo. Con nuove funzionalità come Office 365 Video, lo strumento di collaborazione Microsoft offre un servizio di video hosting che consente di caricare e condividere video rilevanti in SharePoint. Office 365 Planner aiuta a organizzare il lavoro di squadra creando piani, organizzando e assegnando compiti, condividendo file o chattando con altri membri del team. Con l'applicazione di presentazione digitale Sway, i contenuti dei siti web Microsoft possono essere compilati da testi, immagini e contenuti di altri media o piattaforme nello strumento di collaborazione. OneDrive for Business funge da servizio di archiviazione con sincronizzazione selettiva e supporto per dati di grandi dimensioni.

Un confronto tra gli strumenti di collaborazione mostra quali sono i migliori strumenti di collaborazione:

• Microsoft 365: Office standard e offre molte applicazioni (mobili), applicazione web, versione per PC, ma potrebbe essere troppo esteso per alcuni team.
• Nextcloud: strumenti di collaborazione open source con suite completa per l'ufficio, sincronizzazione, app per dispositivi mobili e due versioni diverse - tuttavia, sono necessarie conoscenze specialistiche per la configurazione in base al confronto tra gli strumenti di collaborazione.
• Google Workspace: suite per ufficio completa, molte app da un'unica fonte e indipendente dalla piattaforma - probabilmente troppo estesa per alcuni team.
• Ansana: sistema di messaggistica proprio con la possibilità di impostare notifiche via e-mail, applicazioni mobili (iOS e Android), gratuite per un massimo di 15 utenti - ma i dati sono archiviati su un server americano e Ansana non offre un'applicazione desktop secondo il confronto degli Strumenti di collaborazione
• Trello: funzionamento intuitivo, app mobile (iOS e Android), varie opzioni per la progettazione e la categorizzazione dei compiti - purtroppo, la posizione e la struttura delle carte nella lavagna non possono essere modificate, l'archivio è confuso e i dati sono memorizzati su server americani
• Slack: offre una semplice condivisione di documenti, frammenti di codice e altri dati, app (iOS, Android, Windows, macOS e Linux) e varie interfacce per software di terze parti; manca la possibilità di creare diversi team e i dati sono archiviati su server americani.
• Lifesize: directory di utenti e riunioni, app per desktop (macOS, Windows), app per dispositivi mobili (iOS, Android) e trasmissione crittografata - ma l'applicazione web supporta solo Chrome ed Edge e non esiste un modello di prezzo pay-per-use secondo il confronto tra gli strumenti di collaborazione
• Basecamp: offre opzioni di prim'ordine per l'elaborazione e la gestione condivisa dei documenti, è possibile impostare interrogazioni automatiche sullo stato di avanzamento e i costi rimangono invariati anche con un numero crescente di utenti; tuttavia, iniziare è noioso e i dati sono archiviati su server americani.
• Wrike: funzione di copia per attività/progetti ricorrenti, app (Windows, macOS, iOS e Android), timeline visiva delle attività (da Professional) - ma lo strumento è relativamente costoso, l'archiviazione dei dati avviene su server americani e l'interfaccia utente è complessa.
• Spike: offre un innovativo client di posta elettronica, applicazioni, web app indipendenti dalla piattaforma e telefonia vocale e video, ma non è uno dei numerosi strumenti di collaborazione.

Quando si decide di scegliere uno strumento di collaborazione, si devono prendere in considerazione anche le lingue, i costi, l'ubicazione del server e la disponibilità dell'app per confrontare gli strumenti di collaborazione e quindi scegliere. Gli strumenti di collaborazione tedeschi includono Google Workspace, Lifesize Cloud, Nextcloud, Microsoft 365, Spike, Trello e Wrike.