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Office Management Weiterbildung: Übersicht Schulen und Informationen

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Tipps und Entscheidungshilfen für die Ausbildungswahl

Mit der Office Management Weiterbildung werden Sie zu einem zertifizierten Office Manager / Managerin, der die Organisation der Büroarbeit und der Betriebsabläufe perfekt beherrscht.
 
Als Office Manager / Managerin arbeitet man als Drehscheibe oder Dienstleister an der Schnittstelle mit verschiedenen Funktionen und Fachbereichen. Sie haben die Büroorganisation, Arbeitstechnik, Zeitmanagement, digitales Arbeiten, Prozesse, Tools und Projekte im Griff.
 
In der Weiterbildung werden folgende Themenbereiche behandelt:

  • Betriebswirtschaft-Grundlagen
  • Arbeitsorganisation (Aufgaben strukturieren und angehen)
  • Zusammenarbeit und typgerechte Chefentlastung
  • Den Informationsfluss im Griff haben
  • Professionelles Ablage- und Dokumentenmanagement (Datenschutz)
  • Wertigkeit von Schriftgut (Aufbewahrungsdauer, Sicherheitsaspekte)
  • Meetings und Besprechungen planen und organisieren
  • Kunden- und Gästebetreuung mit Stil
  • Souveräne Kommunikation
  • Erfolgreiche Gesprächsführung am Telefon
  • Das digitale Büro und Projektmanagement
  • Auftrittskompetenzen und Selbstkompetenz
     

Nach der Office Management Weiterbildung können Absolventinnen und Absolventen die Büroarbeit und Betriebsabläufe (Empfang, Sekretariat, Buchhaltung und Personaladministration) organisieren, Personalplanung und Personalgespräche übernehmen, Ausbildungen und Weiterbildungen organisieren, Verhandlungen führen, Projekte managen, Marktanalysen ausführen, Besprechungsorganisation, Dokumentenmanagement sowie Büromaterialmanagement verantworten.

Wer als Office Manager / Managerin Kommunikationsstärke und Durchsetzungskraft mitbringt, eine gute Vorbilds-Funktion ausübt, strukturell vorgeht und eine gute Selbstorganisation aufweist, kann einen wichtigen Beitrag für ein Unternehmen und das Management leisten. Die Funktion im Office Management kann variieren und die Vertretung der Geschäftsführung sowie die Verantwortung von vielen Teilbereichen eines Unternehmens sind in diesem Berufsfeld denkbar. Als direktes Bindeglied zwischen Geschäftsführung und Belegschaft braucht man insbesondere Fachwissen, trägt eine hohe Verantwortung und hohe Eigeninitiative. Man ist beinahe in alle Arbeitsbereiche eines Unternehmens direkt eingebunden und kümmert sich hauptsächlich auf das Aufgaben-Management.

Fragen und Antworten

Folgende Voraussetzungen sind für das Officemanagement notwendig:

  • Sehr strukturierte Arbeitsweise
  • Organisationstalent
  • Belastbarkeit
  • Freude am Umgang mit Menschen
  • Interesse an kaufmännischen Zusammenhängen
  • Mehrsprachigkeit (Deutsch und Englisch sicher)
  • Erfahrung in Projektmanagement, Finanzen und Sekretariat
  • Branchenerfahrung
  • Kaufmännische Ausbildung z.B. durch ein Office Management Kurs

Informieren Sie sich auch in den aktuellen Stellenausschreibungen über die aktuellen Anforderungen.

Für die Ausbildung Office Management gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Seminare und Kurse
  • Zertifikatslehrgänge
  • Managementassistent/in mit eidg. Fachausweis (Direktionsassistenz)
  • NDS HF in Management und Leadership

Als Office Management Assistant sind folgende Soft Skills hilfreich:

  • Interkulturelle Kompetenz
  • Belastbarkeit und Stressresistenz
  • Organisationsfähigkeit
  • Durchsetzungsvermögen
  • Empathie
  • Unternehmerische Denkensweise
  • Gute analytische Fähigkeiten
  • Fremdsprachenkenntnisse – insbesondere Englisch

Die Zielgruppe für eine Office Management Ausbildung sind:

  • Assistenten und Assistentinnen
  • Sekretäre und Sekretärinnen
  • Office Manager und Office Managerinnen
  • Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen
  • Personen, die sich in diese Funktion weiterentwickeln möchten

Je nach Inhalt und Abschluss dauert die Weiterbildung Office Management zwischen einem und drei Semestern. Einzelne Office Manager Kompetenzen können auch in Seminaren erworben werden, wie z.B. Zeitmanagement, Assistenz 4.0, Führen ohne Führungsfunktion, Personalrecht, IT-Kompetenzen, Präsentationskompetenzen, Digitalisierung, Datenschutz, Datenauswertung, Korrespondenz, Gesprächsführung, Konfliktmanagement, Projektmanagement, Protokollführung, Selbstmanagement, Arbeitspsychologie für den Berufsalltag. Informieren Sie sich bei der Schule Ihrer Wahl über die mögliche Dauer.

Die typischen Aufgaben einer Office Managerin oder Office Manager Aufgaben sind:

  • Empfang / Sekretariat managen
  • Geschäftsführung vertreten
  • Termin- und Veranstaltungsorganisation
  • Ablage- und Dokumentenmanagement
  • Personalplanung
  • Personalgespräche führen
  • Aus- und Weiterbildungen organisieren
  • Projektmanagement
  • Buchhaltung

In einer Office Management Weiterbildung lernt man:

  • Grundlagewissen
    • Betriebswirtschaft
    • Management & Leadership
    • Projektmanagement
  • Kernaufgaben
    • Organisation
    • Korrespondenz
    • Authentisches Führen, Konfliktlösung
    • Personalmanagement
    • Finanzmanagement
    • Motivation und Zusammenarbeit
  • Auftritt und Wirkung
    • Selbstmanagement
    • Eigenmotivation
    • Ich-Stärkung
    • Umgang mit unterschiedlichen Führungsstilen
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Redaktionelle Leitung:

Stefan Schmidlin, Bildungsberatung, Content-Team Modula AG

Quellen

Website des Schweizerischen Sekretariats für Bildung, Forschung und Innovation SBFI , Website www.berufsberatung.ch (offizielles schweizerisches Informationsportal der Studien-, Berufs- und Laufbahnberatung) sowie Websites und anderweitige Informationen der Berufsverbände und Bildungsanbieter.

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