I seguenti requisiti sono necessari per la gestione dell'ufficio:

• Un modo di lavorare molto strutturato
• Talento organizzativo
• Capacità di carico
• Piacere di avere a che fare con le persone
• Interesse per i contesti commerciali
• Multilinguismo (tedesco e inglese sicuro)
• Esperienza nella gestione di progetti, nella finanza e nei servizi di segreteria
• Esperienza nel settore
• Formazione commerciale, ad esempio attraverso un corso di gestione d'ufficio.

Per conoscere i requisiti attuali è possibile consultare gli annunci di lavoro in corso.

Per il programma di formazione in Office Management sono disponibili le seguenti opzioni:

• Seminari e corsi
• Corsi di certificazione
• Assistente di direzione con attestato federale (assistente di direzione)
• NDS HF in Gestione e Leadership

La formazione in gestione d'ufficio insegna:

• Conoscenze di base
  • Amministrazione aziendale
  • Gestione e leadership
  • Gestione del progetto
• Compiti principali
  • Organizzazione
  • Corrispondenza
  • Leadership autentica, risoluzione dei conflitti
  • Gestione del personale
  • Gestione finanziaria
  • Motivazione e cooperazione
• Aspetto e impatto
  • Autogestione
  • Auto-motivazione
  • Rafforzamento dell'ego
  • Gestire diversi stili di gestione

A seconda del contenuto e del titolo di studio, il programma di perfezionamento in Office Management dura da uno a tre semestri. Nel corso dei seminari si possono acquisire anche competenze individuali da manager d'ufficio, come la gestione del tempo, l'assistenza 4.0, la leadership senza funzioni direttive, il diritto del personale, le competenze informatiche, le capacità di presentazione, la digitalizzazione, la protezione dei dati, l'analisi dei dati, la corrispondenza, la conduzione di colloqui, la gestione dei conflitti, la gestione dei progetti, la verbalizzazione, l'autogestione, la psicologia del lavoro per la vita lavorativa quotidiana. Chiedete alla scuola di vostra scelta la possibile durata del programma.

I destinatari di un programma di formazione sulla gestione dell'ufficio sono

• Assistenti e assistenti
• Segretarie e segretari
• Direttori e responsabili d'ufficio
• Impiegati e commessi
• Persone che desiderano sviluppare ulteriormente questa funzione

Come assistente alla gestione dell'ufficio, sono utili le seguenti competenze trasversali:

• Competenza interculturale
• Resilienza e resistenza allo stress
• Capacità organizzativa
• Assertività
• L'empatia
• Mentalità imprenditoriale
• Buone capacità analitiche
• Conoscenza di una lingua straniera, in particolare l'inglese

I compiti tipici di un Office Manager sono

• Gestire la reception/segreteria
• Direzione rappresentata
• Organizzazione di appuntamenti ed eventi
• Archiviazione e gestione dei documenti
• Pianificazione del personale
• Effettuare le valutazioni del personale
• Organizzare la formazione e l'aggiornamento professionale
• Gestione del progetto
• Contabilità