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Domande e risposte
Come si fa a depositare i documenti?
Le seguenti fasi sono importanti per l'archiviazione dei documenti, siano essi digitali o fisici:
- Considerare una struttura di cartelle (e sottocartelle o indice) o una compartimentazione adeguata.
- Selezionare un sistema di cartelle specifico: Posizione, gerarchia, nomi dei file, ecc.
- Riempire il nuovo sistema di archiviazione con i file e i documenti esistenti.
- Massimizzare l'efficienza, ad esempio eliminando i documenti cartacei grazie alla digitalizzazione e ai programmi software corrispondenti o archiviando i documenti subito dopo l'uso.
- Garantire la protezione dei dati (backup, protezione contro la pirateria informatica, chiusura degli armadi o degli uffici).
- Organizzare e gestire i diritti di accesso alle cartelle (sono necessarie regole chiare e trasparenti).
- Controllare e ottimizzare regolarmente la gestione dei documenti (eventualmente con l'aiuto di professionisti).
Cosa è meglio: l'archivio dell'ufficio o quello digitale?
In generale, è difficile dire se sia meglio un archivio da ufficio o uno digitale. Ovviamente entrambi hanno dei vantaggi: l'archiviazione digitale occupa meno spazio in ufficio, può essere archiviata più volte per sicurezza, può essere riutilizzata nei sistemi software e può essere accessibile da qualsiasi luogo e distribuita rapidamente (se più lontana). Con l'archiviazione fisica non è necessaria un'ulteriore digitalizzazione, la sicurezza dei dati è talvolta più facile da organizzare e la distribuzione locale è più rapida. La scelta deve quindi essere fatta in base alle circostanze e alle esigenze dell'azienda.
Quali sono i vantaggi dell'archiviazione cartacea in cartelle?
L'archiviazione della carta in cartelle presenta i seguenti vantaggi:
- Le cartelle possono contenere molti fogli
- L'archiviazione è chiara, permanente e completa
- in ordine sparso
- con registri
- Logica possibile attraverso diversi colori
- I documenti più piccoli o gli opuscoli aggiuntivi possono essere archiviati in tasche o DVD.
- I mobili per ufficio sono progettati per la massa dei file
Ma le cartelle sono piuttosto ingombranti e poco maneggevoli e possono pesare fino a quattro chili ciascuna.
Vassoio di archiviazione per ufficio: quali tipi di vassoi esistono?
Per uno scomparto per ufficio sono disponibili i seguenti tipi di contenitori:
- Scaffale in piedi
- Cartella
- Fascicolo della rivista
- Scatole d'archivio
- Scaffale pensile
- File di sospensione
- Borse da appendere
- Ripiano orizzontale
- Maniche trasparenti
- raccoglitore a fogli mobili
- Copertina del file
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