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Ablagesystem: Bringen Sie Ordnung in Ihre Arbeit

Fragen und Antworten

Pauschal ist es schwierig zu sagen, ob ein Ablagefach Büro oder digital besser ist. Beides hat natürlich Vorteile – bei digital braucht es weniger Platz im Büro, zur Sicherheit mehrfach ablegbar, in Softwaresystemen weiterverwendbar und man kann von überall zugreifen sowie überallhin schnell verteilen (wenn weiter weg). Bei der physischen Ablage braucht es keine zusätzliche Digitalisierung, die Datensicherheit ist teilweise einfacher zu organisieren und schnellere lokale Verteilung möglich. Man muss dies also je nach Gegebenheit und Bedarf des Unternehmens entscheiden.

Bei der Dokumentenablage sind folgende Schritte wichtig – ob digital oder physisch:

  • geeignete Ordnerstruktur (sowie Unterordner oder Inhaltsverzeichnis) oder Fächerverteilung überlegen
  • konkretes Ordnersystem wählen: Ort, Hierarchie, Dateinamen etc.
  • neues Ablagesystem mit vorhandenen Dateien / Dokumenten befüllen
  • Effizienz maximal steigern z.B. durch Abschaffung von Papierdokumenten dank Digitalisierung sowie entsprechende Softwareprogramme oder durch Ablage der Dokumente unmittelbar nach Gebrauch
  • Schutz der Daten sicherstellen (Backups, Schutz vor Hacking, Abschliessen von Schränken oder Büros)
  • Zugriffsrechte auf Ordner organisieren und verwalten (klare und transparente Regelung notwendig)
  • Dokumentenmanagement regelmässig kontrollieren und optimieren (ev. auch mit professioneller Hilfe)

Akten Ablage hat folgende wichtige Kriterien:

  • Bausteinprinzip für Ordner und Unterordner resp. Inhaltsverzeichnisse
  • Namen sollten immer nach dem gleichen Prinzip geschrieben werden (Datum, Name etc.)
  • Man sollte sofort erkennen, nach welcher Logik abgelegt wurde und dies einheitlich durchziehen
  • Kollegen über die Logik und Ablageart informieren oder gleich irgendwo ersichtlich dokumentieren

Der Aufbau einer Büroablage könnte folgendermassen aussehen:

  • Grundstruktur mit Prioritätensystem aufbauen
  • Ordner und Ablagefächer nach selbsterklärender Grundstruktur anlegen
  • Kleine Aufgaben direkt erledigen oder bündeln
  • Schreibtischbuch als Alternative zur Zettelwirtschaft
  • Nutzen Sie den Papierkorb
  • Singletasking statt Multitasking
  • Abschluss der Aufgabe durch sorgfältige Ablage
  • Verlassen Sie den Arbeitsplatz stets mit aufgeräumtem Schreibtisch

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Redaktionelle Leitung:

Stefan Schmidlin, Bildungsberatung, Content-Team Modula AG

Quellen

Website des Schweizerischen Sekretariats für Bildung, Forschung und Innovation SBFI , Website www.berufsberatung.ch (offizielles schweizerisches Informationsportal der Studien-, Berufs- und Laufbahnberatung) sowie Websites und anderweitige Informationen der Berufsverbände und Bildungsanbieter.

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