Welche Tätigkeiten kommen in einschlägigen Stelleninseraten wie häufig vor? Was wird in dem Direktionsassistentin Job verlangt?

Wie sehen die Stelleninserate für Direktionsassistentin Job aus? Welche Tätigkeiten und Anforderungen werden genannt?

In Stellen-Inseraten zu "Direktionsassistentin Job / Direktionsassistent Job" stehen alle Anforderungen, die eine Firma an einen neuen Mitarbeitenden für den offenen Job stellen. Personen auf Stellensuche finden in Jobanzeigen alle wichtigen Informationen zur gesuchten Vakanz, wie:

  • die Tätigkeiten
  • die Anforderungen des Arbeitgebers (Vorbildung, Berufserfahrung, persönliche Fähigkeiten und Eigenschaften)
  • mehr Infos über das Unternehmen
  • Direktionsassistent / Direktionsassistentin
  • Executive Assistant
  • Executive Assistant to the CEO
  • Management Assistant
  • Management-Assistent / Management-Assistentin
  • Management Support
  • Executive Office Manager
  • Assistent CEO
  • Assistent der Geschäftsleitung
  • Assistent Direktor
  • Assistent Direktion
  • Geschäftsleitungsassistent / Geschäftsleitungsassistentin
  • Geschäftsleitungsassistenz
  • CEO Assistant
  • Assistenz CEO
  • Assistenz Direktion
  • Assistenz Geschäftsleitung
  • Personal Assistant (Executive Level)
  • Senior Management Assistant
  • Executive Coordinator
  • Office Manager
  • Office Coordinator
  • Business Assistant
  • Executive Support Specialist
  • Corporate Assistant
  • Fachmitarbeiter Direktionsstab / Fachmitarbeiterin Direktionsstab
  • GL-Assistent / GL-Assistentin
  • Mitarbeiter Sekretariat / Mitarbeiterin Sekretariat
  • Administrative Assistenz
  • Administrative Leitung
  • Kaufmännischer Allrounder, Kaufmännische Allrounderin
  • Leiter CEO Office / Leiterin CEO Office

Hinweis: Gerade internationale Unternehmen verwenden fast ausschliesslich englische Funktionsbezeichnungen.

Die Analyse aktueller Stellenanzeigen ergibt ungefähr folgende Gewichtung:

Unterstützung der Geschäftsleitung ca. 30% der Zeit 
Organisation von Terminen, Sitzungen und Reisen ca. 20% der Zeit 
Projektkoordination und Sonderaufgaben ca. 15% der Zeit
Kommunikation mit internen und externen Anspruchsgruppen ca. 15% der Zeit
Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Berichten ca. 10% der Zeit
Organisation von Veranstaltungen und Events ca. 5% der Zeit
Administrative Aufgaben ca. 5% der Zeit

Auffällig ist, dass Projektarbeit heute deutlich häufiger vorkommt als noch vor einigen Jahren.

Genannte Anforderungen in Stelleninseraten für den Direktionsassistentin Job / Direktionsassistent Job

Diese Angaben zum Direktionsassistentin Job / Direktionsassistent Job sind je nach Arbeitgeber anders. Wir haben für dich die Infos aus einschlägigen Job-Inseraten von verschiedenen Stellenbörsen herausgesucht, angeschaut und zusammengefasst*:

Berufliche Voraussetzungen
  • Kaufmännische Grundbildung
  • Absolvierte Weiterbildung als Direktionsassistent / Direktionsassistent mit eidg. Fachausweis oder vergleichbare Qualifikation
  • Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich
Fachwissen für den Direktionsassistentin Job / Direktionsassistent Job
  • Wissen in Office Management und Projektmanagement
  • Sitzungs- und Protokollführung sowie Business-Korrespondenz
  • Branchenkenntnisse
  • Wissen über Dokumentenmanagement, Eventorganisation, Reisemanagement und Budgetverwaltung
  • Stilsicheres Deutsch
  • Fremdsprachen, in der Regel Französisch und/oder Englisch, ab und zu Italienisch oder andere Sprachen
  • Kenntnisse in Präsentationserstellung (PowerPoint), MS Office (insbesondere Excel und PowerPoint), SAP oder ERP-Kenntnisse (je nach Branche), Digitale Collaboration-Tools (Microsoft Teams, SharePoint etc.)
  • Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen
Persönliche Eigenschaften
  • Organisationstalent
  • Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
  • Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Dienstleistungsorientierung
  • Belastbarkeit
  • Flexibilität
  • Hohe Eigenverantwortung
  • Priorisierungsfähigkeit
  • Zuverlässigkeit
  • Souveränes Auftreten
  • Lösungsorientierung
Sonstiges Direktionsassistentin Job / Direktionsassistent Job

Direktionsassistentinnen und Direktionsassistenten übernehmen heute häufig eine Schlüsselrolle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden und externen Partnern. Neben organisatorischen Aufgaben koordinieren sie Projekte, bereiten Entscheidungsgrundlagen auf und unterstützen Führungskräfte im operativen und strategischen Tagesgeschäft. In internationalen Unternehmen gehören zudem Fremdsprachen und die Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg häufig zum Berufsalltag.

Organisationsfähigkeiten sind zentral, d.h. man muss in der Lage sein, Termine, Aufgaben und Projekte effizient zu organisieren und zu priorisieren.

Gerade Projektkoordination und digitale Zusammenarbeit werden immer häufiger erwähnt. Besonders Diskretion und Vertrauenswürdigkeit gehören zu den meistgenannten Anforderungen.

Direktionsassistentinnen und Direktionsassistenten arbeiten unter anderem in folgenden Bereichen:

  • Geschäftsleitung
  • CEO-Office
  • Verwaltungsrat
  • Office Management
  • Unternehmensentwicklung
  • Projektmanagement Office (PMO)
  • Corporate Services
  • Human Resources
  • Unternehmenskommunikation
  • Assistenz der Bereichsleitung
  • Executive Support

Direktionsassistentinnen und Direktionsassistenten arbeiten besonders häufig in:

  • Industrieunternehmen
  • Banken
  • Versicherungen
  • Gesundheitswesen
  • Pharmaunternehmen
  • Öffentliche Verwaltung
  • Beratungsunternehmen
  • Bauunternehmen
  • Bildungsinstitutionen
  • Verbände und Organisationen
  • Energieunternehmen
  • Internationale Konzerne

Dadurch wird deutlich, dass die Weiterbildung branchenübergreifend gefragt ist.

Entwicklungsmöglichkeiten für den Direktionsassistentin Job / Direktionsassistent Job

Für Personen mit einer Weiterbildung in der Direktionsassistenz gibt es viele Karriereperspektiven für eine Weiterentwicklung in unterschiedliche Richtungen. Aktuelle Stellenanzeigen zeigen die zunehmende Bedeutung von Themen wie Projektverantwortung, Eventmanagement, strategische Koordination und digitale Zusammenarbeitsformen.

Typische Entwicklungsmöglichkeiten

Mit zunehmender Berufserfahrung entwickeln sich Direktionsassistentinnen und Direktionsassistenten häufig weiter zu:

  • Executive Assistant auf C-Level
  • Leiter Office Management
  • Executive Office Manager
  • Projektleiter
  • HR-Manager
  • Event Manager
  • Geschäftsleitungsmitglied in KMU
  • Chief of Staff (vor allem in internationalen Unternehmen)
  • Bereichsleiter Administration
  • Betriebswirtschafter NDS HF oder MAS

Gerade der Wechsel in Projektmanagement oder Office Management ist häufig.

Aktuelle Entwicklungen im Berufsbild "Direktionsassistentin Job / Direktionsassistent Job"

Das Berufsbild der Direktionsassistenz entwickelt sich zunehmend von einer klassischen Assistenzfunktion hin zu einer Business-Partner-Rolle. Viele Direktionsassistentinnen und Direktionsassistenten übernehmen heute Verantwortung für Projekte, interne Kommunikation, Eventmanagement oder die Koordination strategischer Initiativen. Digitale Zusammenarbeit, virtuelle Meetings sowie der Einsatz moderner Office- und Kollaborationstools gehören mittlerweile selbstverständlich zum Arbeitsalltag. Auch der Umgang mit KI-gestützten Anwendungen zur Terminplanung, Dokumentenerstellung oder Informationsaufbereitung gewinnt an Bedeutung.

Zudem: Hier findest du weitere spannende Links, rund um das Thema Stelleninserate und Job-Suche: 

*Die hier aufgeführten Informationen stammen aus einer Ad-hoc-Studie, um einen einzigartigen Einblick in den Arbeitsmarkt zu ermöglichen, was in einem Direktionsassistentin Job gefordert wird.

Schulen mit Ausbildung zum Direktionsassistentin Job / Direktionsassistent Job