À quoi ressemble le quotidien professionnel d'un(e) spécialiste des achats avec brevet fédéral ?

Un(e) spécialiste des achats est responsable de l'organisation des achats et des processus d'approvisionnement opérationnels au sein de son entreprise. Selon la taille de l'entreprise, des tâches stratégiques de gestion de l'approvisionnement lui incombent également. Les spécialistes des achats évaluent et encadrent les fournisseurs, demandent des offres et mènent les négociations contractuelles. Ils saisissent et gèrent les données des fournisseurs sur l'ERP et s'occupent de la gestion des achats et des stocks. En plus de l'administration de l'ensemble du traitement des commandes, ils ont également une vue d'ensemble de tous les délais en cours et établissent des évaluations, des statistiques et des rapports. Dans certains cas, le/la spécialiste des achats est également chargé(e) de diriger une équipe ou de gérer les achats de manière autonome et travaille de manière interdisciplinaire sur des projets. Un(e) spécialiste des achats est employé(e) dans des entreprises commerciales, de services et de production ainsi que dans des administrations publiques. Avec une fonction opérationnelle, ils assument, en tant qu'assistants de la direction des achats, la responsabilité d'un groupe de marchandises déterminé ou d'un domaine spécialisé.

Les domaines de travail suivants sont typiques d'un(e) spécialiste des achats avec brevet fédéral :

• Les tâches stratégiques telles que
  • Études de marché sur l'approvisionnement et politique d'approvisionnement
  • Élaboration de la stratégie d'assortiment
  • Planification/détermination des besoins
  • Optimiser les processus spécifiques à l'approvisionnement
  • Assurer les objectifs de qualité et de coûts définis
  • Réalisation d'analyses de marché et de coûts
  • Mesures de gestion des risques et de la durabilité
    
    
• Disposition et approvisionnement opérationnel des marchandises
  • Gestion des fournisseurs
  • Négociations de prix
  • Gestion des stocks et de l'inventaire
  • Préparer les demandes
  • Passation et suivi des commandes
  • Offres et contrats-cadres
  • Participation à des projets
    
    
• Traitement administratif des achats quotidiens
  • Gestion et mise à jour des données de base
  • Contrôle des factures
  • Contrôle des échéances en cours

Groupe cible et compétences : A qui s'adresse l'examen professionnel de Spécialiste d'achat avec brevet fédéral ? Quelles sont les qualités et les aptitudes requises ?

La formation de spécialiste des achats est destinée aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs et s'adresse aux personnes suivantes :

• Professionnels des domaines de l'achat, de l'approvisionnement, de la gestion des matériaux ou de la logistique qui souhaitent développer et approfondir leurs connaissances spécialisées.
• Futurs cadres souhaitant acquérir des connaissances spécifiques dans le domaine des achats afin de se préparer à la prochaine étape de leur carrière.
• Les personnes qui souhaitent acquérir des connaissances spécialisées intersectorielles dans le domaine des achats et se préparer à l'examen professionnel fédéral de "Spécialiste d'achat".

Les aptitudes et qualités suivantes sont citées pour réussir en tant que spécialiste des achats :

• Une attitude sûre
• Bonne aptitude à la négociation et à la présentation
• Aisance à l'oral et à l'écrit et diplomatie
• Capacité de combinaison analytique et sens des chiffres
• Travail organisé et efficace
• Responsabilité personnelle et capacité à s'imposer
• Capacité à travailler en équipe
• Forte orientation client et service
• Bonne connaissance des langues étrangères

Conditions d'admission à l'examen professionnel de spécialiste en achat :

Pour être admis à l'examen final (examen professionnel fédéral) de Spécialiste d'achat, les conditions suivantes sont requises au moment de l'examen :

• Certificat fédéral de capacité, certificat de maturité (tous les types) ou certificat équivalent

et

• au moins 3 ans d'expérience professionnelle pertinente dans la gestion des matériaux, les achats, l'approvisionnement ou la logistique ou dans un secteur d'entreprise équivalent

ou

• Certificat professionnel

et

• au moins 5 ans d'expérience professionnelle pertinente dans la gestion des matériaux, les achats, l'approvisionnement ou la logistique ou dans un secteur d'entreprise équivalent

ou

• Brevet fédéral dans l'un des domaines suivants : Gestion des matériaux, achats, approvisionnement ou logistique

Certaines écoles exigent en outre des connaissances préalables en gestion des achats, en comptabilité ou de bonnes connaissances en allemand. Selon les connaissances préalables, il est recommandé de suivre un cours préparatoire en finance et comptabilité ou en gestion des achats.

Vous saurez au moins trois mois avant le début de l'examen si vous remplissez les exigences pour l'examen professionnel de Spécialiste d'achat / Spécialiste d'achat par une décision écrite - en cas de refus, y compris les motifs et les voies de recours.

Remarque : les conditions, telles que l'expérience professionnelle, ne doivent être remplies qu'au moment des examens écrits fédéraux. Certaines écoles sont peut-être prêtes à vous admettre à un cours de spécialiste en achat si les critères d'admission à l'examen fédéral ne sont pas (encore) remplis au début du cours. Toutefois, c'est à vous qu'incombe la responsabilité de remplir les conditions au moment de l'examen. Dans ce contexte, la pratique professionnelle ne compte qu'à partir de la fin de la formation de base.

Matière à apprendre et contenu de la formation continue de spécialiste des achats :

La matière enseignée dans les cours de préparation à l'examen professionnel de Spécialiste d'achat avec brevet fédéral est conforme aux directives de l'organe responsable de l'examen fédéral, l'Association professionnelle pour l'achat et le supply management.procure.ch.

Le contenu pédagogique de la formation de spécialiste des achats se répartit sur les thèmes suivants :

• Compétences de base :
  • Droit des contrats
  • Gestion de projet
  • Économie politique
  • Finance et comptabilité
    
    
• Domaines de compétence des spécialistes :
  • Analyse des prix et de la structure des coûts
  • Etude de marché sur l'approvisionnement
  • Logistique d'approvisionnement
  • Stratégies d'approvisionnement
  • Gestion des fournisseurs
  • Gestion de la chaîne d'approvisionnement (GCA) et durabilité
    
    
• Compétences personnelles, sociales et de direction
  • Gestion de soi et gestion des collaborateurs
  • Conduite d'entretiens et de négociations

Coûts et financement de la formation continue des spécialistes des achats :

Les coûts varient en fonction du prestataire et de la durée de la formation de spécialiste en achats. En moyenne, il faut compter avec ces montants pour les frais de formation :

• Frais de formation :entre 4 700 et 12 800 francs suisses
  Après avoir participé à l'examen, la Confédération vous en remboursera environ 50% sur demande (indépendamment du résultat)*.
  Remarque : les membres de la Société des employés de commerce bénéficient d'une réduction de 10% sur les frais de cours et de stages auprès de certains prestataires de formation.
• Frais d'examen :CHF 2'400 (état : 2023)
  La taxe d'examen est fixée par l'organe responsable de l'examen professionnel. Elle est payée par le/la candidat(e) après confirmation de son admission à l'examen de Spécialiste d'achat.
• Frais supplémentaires :Dans certaines écoles, les frais d'inscription, le matériel pédagogique, les documents de formation, les livres, l'entraînement intensif aux examens, les examens de simulation, les diplômes d'école et les diplômes intermédiaires ne sont pas compris dans les frais de formation. Veuillez vous informer directement auprès du prestataire de votre choix sur les frais supplémentaires auxquels vous devez vous attendre pour la formation continue de Spécialiste en achat.

*Depuis le 1er janvier 2018, les cours de préparation aux examens professionnels fédéraux, comme la formation de spécialiste en achat, sont soutenus financièrement par la Confédération. Les personnes ayant suivi ces cours peuvent donc, après avoir passé l'examen fédéral, se faire rembourser jusqu'à 50% (max. CHF 9'500.-) des frais de cours payés. Dans les cas de rigueur, les contributions fédérales sont également préfinancées à titre exceptionnel.

Durée des études, nombre d'heures de cours et charge d'apprentissage pour la formation de spécialiste en achats :

• La formation de spécialiste en achat, formation continue est organisée de manière modulaire (c'est-à-dire qu'une partie des compétences est évaluée dans le cadre d'examens modulaires avant l'examen professionnel et qu'elle n'est examinée que pour tous les modules lors de l'examen final) et dure 2 semestres en cours d'emploi. Elle comprend environ 270 leçons.
• Les horaires des cours varient selon le prestataire de la formation de spécialiste en achat. En règle générale, les cours ont lieu un après-midi et un soir en semaine et un samedi ou deux soirs.
• De nombreuses écoles proposent désormais un mélange de cours en présentiel et en ligne (cours en ligne, hybrides, blended learning) ainsi que de l'auto-apprentissage.
• Grâce au concept de formation continue en cours d'emploi de Spécialiste en achat, vous pouvez immédiatement mettre en pratique et approfondir la matière enseignée. Néanmoins, il convient de prévoir suffisamment de temps pour la préparation et le suivi des cours ainsi que pour l'auto-apprentissage. Nous vous recommandons de prévoir au moins 6 à 8 heures par semaine, en fonction de vos connaissances préalables, de votre style de travail et de votre rythme d'apprentissage.

Remarque : certaines écoles proposent des "leçons d'essai" qui permettent de se faire une idée de l'enseignement et de l'atmosphère d'apprentissage. Un environnement d'apprentissage adapté est important sur le chemin de la réussite du diplôme de spécialiste en achat.

Diplôme et titre de spécialiste des achats :

L'examen professionnel de "Spécialiste d'achat avec brevet fédéral / Spécialiste d'achat avec brevet fédéral" a lieu chaque année, pour autant qu'au moins 12 candidats remplissent les conditions d'admission, sinon tous les deux ans. Elle peut être passée en allemand, en français ou en italien.
Les candidats à l'examen professionnel de Spécialiste d'achat sont convoqués au moins 4 semaines avant le début de l'examen. La convocation comprend le programme d'examen (avec indication du lieu et de la date de l'examen ainsi que des moyens auxiliaires autorisés) et la liste des experts.

L'examen professionnel de Spécialiste d'achat comprend les douze épreuves suivantes :

• Logistique d'approvisionnement (écrit, 90 min.)
  Comprendre les bases, évaluer les types de planification, évaluer les principes d'approvisionnement et de stockage, élaborer et mettre en œuvre des modèles et des concepts d'approvisionnement, utiliser l'approvisionnement assisté par ordinateur.
• Gestion des fournisseurs (écrit, 90 min.)
  Comprendre la gestion stratégique des fournisseurs, effectuer une segmentation de la base de fournisseurs, développer et mettre en œuvre des relations avec les fournisseurs, gérer la base de fournisseurs, améliorer les performances des fournisseurs grâce à la gestion de la qualité.
• Stratégies d'approvisionnement (écrit, 60 min.)
  Comprendre les exigences en matière d'approvisionnement, déterminer et évaluer les besoins, déduire et mettre en œuvre des stratégies, connaître les exigences du marché et des fournisseurs, contrôler la rentabilité à l'aide de chiffres clés
• Etude du marché de l'approvisionnement (écrit, 90 min.)
  Comprendre les raisons, les objectifs et les tâches, déterminer les besoins de manière ciblée, appliquer les types et les méthodes, comprendre les marchés et leurs évolutions, appliquer le BMF en tant que processus global dans les projets.
• Analyse des prix et de la structure des coûts (écrit, 90 min.)
  Comprendre les conditions cadres stratégiques, utiliser des méthodes de calcul, effectuer et évaluer des analyses de prix, se procurer des informations pour l'analyse des prix, utiliser les résultats de l'analyse des coûts et des prix.
• Gestion de la chaîne d'approvisionnement et durabilité (oral, 45 min.)
  Comprendre les exigences posées à l'entreprise, développer des objectifs et recommander des mesures, déduire des stratégies et des concepts, vérifier la rentabilité et proposer des mesures.
• Gestion de projet (écrit, 60 min.)
  Préparer et soutenir des projets, diriger des projets / sous-projets, piloter des projets et développer des solutions, évaluer des solutions et clore des projets.
• Finance et comptabilité (écrit, 60 min.)
  Comprendre les bases, comprendre les bilans, établir et évaluer le compte de résultat, établir et évaluer les calculs sur la base des coûts complets ou des coûts partiels.
• Droit des contrats (oral, 30 min.)
  Comprendre les bases de l'ordre juridique suisse, maîtriser les connaissances de base du droit général des contrats, appliquer les contrats, traiter les incidents, utiliser les contrats transfrontaliers
• Économie politique (oral, 30 min.)
  Comprendre les bases du système économique, évaluer les mécanismes du marché, utiliser les bourses comme lieu de négoce, intégrer la mondialisation et les changements structurels, tenir compte des interactions économiques globales, prendre en considération les aspects de la politique monétaire et économique
• Autogestion et gestion des collaborateurs (oral, 30 min.)
  Comprendre la personnalité et le leadership, Appliquer les techniques de travail et la gestion du temps, Diriger et développer les collaborateurs, Communiquer avec succès, Gérer les conflits, Présenter les résultats
• Conduite d'entretiens et de négociations (oral, 45 min.)
  Préparer des entretiens et des négociations, utiliser des modèles, des techniques et des styles de communication, mener des entretiens et des négociations, conclure des entretiens et des négociations.

Diplôme et titre de "Spécialiste des achats

Les diplômés de l'examen professionnel reçoivent un brevet fédéral et sont autorisés à utiliser le titre reconnu et protégé de "Spécialiste d'achat avec brevet fédéral" ou "Spécialiste d'achat avec brevet fédéral".

• En français : "Spécialiste d'achat / approvisionnement avec brevet fédéral".
• En italien : "Specialista d'approvigionamento con attestato professionale federale".
• En anglais : "Certified Purchasing Specialist, Federal Diploma of Higher Education" (Attention : il s'agit uniquement d'une recommandation/traduction et non d'un titre protégé)