Autogestione - Seminari pubblici / Seminari individuali (Regione Zentralschweiz):
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ZfU - Centro per la gestione aziendale AG
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Punti di forza: Oltre 600 docenti di prima classe sono il nostro marchio di fabbrica. Tutti hanno competenze metodologiche e didattiche e molti anni di esperienza pratica nei rispettivi campi.
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Regione: Zentralschweiz, Zürich
Luoghi: Zürich, Thalwil, Rüschlikon, Feusisberg, Unterägeri
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Domande e risposte

I vassoi di archiviazione sono utilizzati per la gestione e l'organizzazione dei documenti. Di solito sono contenitori di plastica A4 impilabili e robusti, che possono essere etichettati. In questo modo è possibile mantenere l'ufficio organizzato e trovare rapidamente i documenti che servono quando servono. In alternativa, esistono anche cartelle sospese per cassetti o faldoni.

In generale, è difficile dire se sia meglio un archivio da ufficio o uno digitale. Ovviamente entrambi hanno dei vantaggi: l'archiviazione digitale occupa meno spazio in ufficio, può essere archiviata più volte per sicurezza, può essere riutilizzata nei sistemi software e può essere accessibile da qualsiasi luogo e distribuita rapidamente (se più lontana). Con l'archiviazione fisica non è necessaria un'ulteriore digitalizzazione, la sicurezza dei dati è talvolta più facile da organizzare e la distribuzione locale è più rapida. La scelta deve quindi essere fatta in base alle circostanze e alle esigenze dell'azienda.

L'archiviazione della carta in cartelle presenta i seguenti vantaggi:

  • Le cartelle possono contenere molti fogli
  • L'archiviazione è chiara, permanente e completa
  • in ordine sparso
  • con registri
  • Logica possibile attraverso diversi colori
  • I documenti più piccoli o gli opuscoli aggiuntivi possono essere archiviati in tasche o DVD.
  • I mobili per ufficio sono progettati per la massa dei file

Ma le cartelle sono piuttosto ingombranti e poco maneggevoli e possono pesare fino a quattro chili ciascuna.

La struttura di un sistema di archiviazione per ufficio potrebbe essere la seguente:

  • Impostare la struttura di base con un sistema di priorità
  • Creare cartelle e scompartimenti secondo una struttura di base autoesplicativa.
  • Completare o raggruppare direttamente piccoli compiti
  • Libro da tavolo come alternativa alla carta
  • Utilizzare il cestino
  • Singletasking invece di multitasking
  • Completamento del compito attraverso un'accurata archiviazione
  • Lasciare sempre il posto di lavoro con la scrivania in ordine

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Redaktionelle Leitung:

Stefan Schmidlin, Bildungsberatung, Content-Team Modula AG

Quellen

Website des Schweizerischen Sekretariats für Bildung, Forschung und Innovation SBFI , Website www.berufsberatung.ch (offizielles schweizerisches Informationsportal der Studien-, Berufs- und Laufbahnberatung) sowie Websites und anderweitige Informationen der Berufsverbände und Bildungsanbieter.

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