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Domande e risposte
Perché è importante il sistema di archiviazione dell'ufficio?
L'archiviazione in ufficio o l'archiviazione supplementare è importante perché:
- garantire un flusso impeccabile di informazioni
- è una delle aree organizzative più importanti del Segretariato, per garantirne il buon funzionamento.
- trovare i documenti richiesti in modo facile e veloce
- chiunque può orientarsi, a patto di comprendere la logica del sistema di archiviazione.
- allora si può garantire un sostituto in caso di cancellazione
- è anche in parte richiesto dalla legge (cartelle cliniche, legge sulla protezione dei dati, ecc.).
Archiviazione in ufficio: come organizzare l'ufficio?
La struttura di un sistema di archiviazione per ufficio potrebbe essere la seguente:
- Impostare la struttura di base con un sistema di priorità
- Creare cartelle e scompartimenti secondo una struttura di base autoesplicativa.
- Completare o raggruppare direttamente piccoli compiti
- Libro da tavolo come alternativa alla carta
- Utilizzare il cestino
- Singletasking invece di multitasking
- Completamento del compito attraverso un'accurata archiviazione
- Lasciare sempre il posto di lavoro con la scrivania in ordine
Come funziona l'archiviazione dei file?
L'archiviazione dei file ha i seguenti criteri importanti:
- Principio di costruzione delle cartelle e delle sottocartelle o degli elenchi dei contenuti
- I nomi devono essere scritti sempre secondo lo stesso principio (data, nome, ecc.).
- È necessario riconoscere immediatamente la logica utilizzata per l'archiviazione e implementarla in modo uniforme.
- Informare i colleghi sulla logica e sul metodo di archiviazione o documentarlo in modo visibile.
Cosa comprende un sistema di archiviazione per ufficio?
Un sistema di archiviazione ben strutturato garantisce l'organizzazione, la chiarezza e l'efficienza del lavoro in ufficio. A seconda delle esigenze, può comprendere i seguenti elementi:
- Vassoi per lettere: ideali per archiviare la posta in arrivo o in uscita.
- Leggio: pratico per accedere rapidamente ai documenti di uso frequente.
- Cassette per documenti: Forniscono uno spazio chiuso per l'archiviazione di documenti riservati o sensibili.
- Cassettiere: facilitano l'ordinamento e l'accesso sistematico a diversi tipi di documenti.
- Stazioni di smistamento: Particolarmente adatte per la posta in entrata giornaliera o per i documenti di progetto.
- Portariviste: per tenere cataloghi, riviste o fogli sciolti in verticale e a portata di mano.
- Cartella: classico per l'archiviazione strutturata per argomento o progetto.
- Soluzioni di archiviazione: Servono per l'archiviazione a lungo termine e conforme alla legge dei documenti.
Un sistema di archiviazione funzionale può essere personalizzato per soddisfare le esigenze individuali dell'ufficio e contribuisce in modo decisivo all'efficienza della vita lavorativa quotidiana.
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