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Fragen und Antworten
Büro Ablagefach: Welche Ablagearten gibt es?
Folgende Ablagearten gibt es für ein Büro Ablagefach:
- Stehende Ablage
- Ordner
- Stehsammler
- Archivboxen
- Hängende Ablage
- Hängemappen
- Hängetaschen
- Liegende Ablage
- Klarsichthüllen
- Schnellhefter
- Aktendeckel
Was beinhaltet ein Ablagesystem Büro?
Ein gut strukturiertes Ablagesystem sorgt im Büro für Ordnung, Übersicht und effizientes Arbeiten. Je nach Bedarf kann es folgende Elemente beinhalten:
- Briefablagen: Ideal zur Ablage eingehender oder ausgehender Post.
- Briefständer: Praktisch für den schnellen Zugriff auf häufig genutzte Schriftstücke.
- Dokumentenkassetten: Bieten geschlossenen Stauraum für vertrauliche oder empfindliche Unterlagen.
- Schubladenboxen: Erleichtern die systematische Sortierung und den Zugriff auf unterschiedliche Dokumententypen.
- Sortierstationen: Eignen sich besonders für den täglichen Posteingang oder Projektunterlagen.
- Stehsammler: Halten Kataloge, Magazine oder lose Blätter aufrecht und griffbereit.
- Ordner: Klassiker zur strukturierten Ablage nach Themen oder Projekten.
- Archivlösungen: Dienen der langfristigen und gesetzeskonformen Aufbewahrung von Unterlagen.
Ein funktionales Ablagesystem kann individuell an die Anforderungen im Büro angepasst werden und trägt entscheidend zur Effizienz im Arbeitsalltag bei.
Wie gehe ich vor bei der Dokumenten-Ablage?
Bei der Dokumentenablage sind folgende Schritte wichtig – ob digital oder physisch:
- geeignete Ordnerstruktur (sowie Unterordner oder Inhaltsverzeichnis) oder Fächerverteilung überlegen
- konkretes Ordnersystem wählen: Ort, Hierarchie, Dateinamen etc.
- neues Ablagesystem mit vorhandenen Dateien / Dokumenten befüllen
- Effizienz maximal steigern z.B. durch Abschaffung von Papierdokumenten dank Digitalisierung sowie entsprechende Softwareprogramme oder durch Ablage der Dokumente unmittelbar nach Gebrauch
- Schutz der Daten sicherstellen (Backups, Schutz vor Hacking, Abschliessen von Schränken oder Büros)
- Zugriffsrechte auf Ordner organisieren und verwalten (klare und transparente Regelung notwendig)
- Dokumentenmanagement regelmässig kontrollieren und optimieren (ev. auch mit professioneller Hilfe)
Büroablage: Wie organisiere ich mein Büro?
Der Aufbau einer Büroablage könnte folgendermassen aussehen:
- Grundstruktur mit Prioritätensystem aufbauen
- Ordner und Ablagefächer nach selbsterklärender Grundstruktur anlegen
- Kleine Aufgaben direkt erledigen oder bündeln
- Schreibtischbuch als Alternative zur Zettelwirtschaft
- Nutzen Sie den Papierkorb
- Singletasking statt Multitasking
- Abschluss der Aufgabe durch sorgfältige Ablage
- Verlassen Sie den Arbeitsplatz stets mit aufgeräumtem Schreibtisch
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