Diplôme et titre
L'examen professionnel d'assistante de direction avec brevet fédéral / assistant de direction avec brevet fédéral a lieu chaque année, pour autant qu'au moins 20 candidats remplissent les conditions d'admission, sinon tous les deux ans. Il peut être passé en allemand, en français ou en italien.
Les candidat(e)s sont convoqué(e)s au moins 28 jours avant le début de l'examen. La convocation contient le programme d'examen (qui précise notamment le lieu et la date de l'examen ainsi que les moyens auxiliaires autorisés) et la liste des experts.
L'examen fédéral est divisé en cinq épreuves qui sont structurées de la manière suivante (type d'examen, temps et pondération) :
1. soutien à l'examen et gestion du domaine (écrit, 5 heures, pondération : 2)
A partir de situations pratiques exigeantes, les candidat(e)s traitent cinq simulations d'action. Une attention particulière est accordée à la réalisation correcte et complète.
2. gestion de l'information (écrit, 1.5 heures, pondération : 2)
Dans cette partie de l'examen, les candidats traitent une corbeille de 15 à 30 documents différents (par exemple des e-mails, des lettres, des notes téléphoniques, etc.), qu'ils analysent et sur la base desquels ils élaborent un plan d'action et le justifient. L'accent est mis ici sur l'analyse de l'urgence et l'établissement de critères de priorité pour les différents documents.
3. diriger des collaborateurs d'équipe et gérer des affaires de personnel (écrit, 1 heure, pondération : 1)
Le point de départ est une situation pratique exigeante, sur la base de laquelle les candidats effectuent un travail de cas dirigé. Ce travail de cas se compose de deux tâches partielles qui se rapportent à un ou plusieurs des trois domaines thématiques suivants : Recruter, diriger et développer des collaborateurs ; maîtriser des situations difficiles ; traiter des affaires de personnel. Dans cette partie de l'examen, l'accent est mis sur l'analyse et l'élaboration de concepts, ainsi que sur leur mise en œuvre.
4. soutien à la direction, direction de secteur et collaboration (oral, 0.75 heures, pondération : 1)
Dans cette partie de l'examen, les candidats résolvent trois à cinq situations pertinentes pour le poste de travail (appelées incidents critiques), par exemple sur des thèmes tels que : réunions, manifestations, événements, traitement de projets, sécurité des données, protection des données, support de premier niveau, etc. Pour cela, vous menez un entretien de rôle avec un(e) expert(e), dans lequel vous devez décrire et justifier votre action dans une situation de travail aussi exigeante. L'accent est mis ici sur deux points : d'une part, la maîtrise de situations exigeantes en fonction de la situation et, d'autre part, une communication correcte, structurée et adaptée aux destinataires.
5. gestion personnelle, portfolio personnel (établi au préalable, pondération : ¼)), entretien professionnel (oral, 0.5 heure, pondération : ¾)
Les candidat(e)s établissent de manière autonome un portfolio personnel dans lequel ils se penchent de manière approfondie sur l'organisation de leur autogestion à l'aide des instruments d'analyse "Werkschau" et "grille de compétences".
Exposition d'œuvres :Les candidats réalisent trois œuvres sur le thème : "Comment organiser mes travaux".
Grille de compétences :Les candidats évaluent eux-mêmes leurs compétences à l'aide d'une grille correspondante (avec environ 30 questions directrices). En outre, ils font procéder à une évaluation externe par un supérieur hiérarchique. Vous consignez vos conclusions dans un rapport.
L'accent est mis ici sur la réflexion sur l'autogestion personnelle et l'identification des éventuels besoins d'action.
Sur la base du portfolio personnel, l'entretien professionnel a lieu dans une deuxième langue officielle ou en anglais. Au début, les candidat(e)s présentent des contenus choisis de leur portfolio et répondent ensuite aux questions des experts/expertes. Cette partie de l'examen permet d'évaluer les connaissances professionnelles, la technique de présentation et la capacité de réflexion des candidats.
Diplôme et titre
Les titulaires de l'examen professionnel reçoivent un brevet fédéral et sont autorisés à porter le titre reconnu et protégé d'"Assistant de direction avec brevet fédéral / Assistante de direction avec brevet fédéral".
- En français "Assistante de direction avec brevet fédéral / Assistant de direction avec brevet fédéral".
- En italien "Assistente di direzione con attestato professionale federale".
- En anglais (attention : simple recommandation, pas de titre protégé) "Executive Assistant, Federal Diploma of Higher Education".
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