Abschluss, Diplom und Titel
Die Berufsprüfung zur Direktionsassistentin mit eidg. Fachausweis / zum Direktionsassistenten mit eidg. Fachausweis findet jährlich statt, sofern mindestens 20 Kandidatinnen und Kandidaten die Zulassungsbedingungen erfüllen, ansonsten alle zwei Jahre. Sie kann in Deutsch, Französisch oder Italienisch abgelegt werden.
Die Kandidaten und Kandidatinnen werden mind. 28 Tage vor Prüfungsbeginn aufgeboten. Im Aufgebot enthalten sind dabei das Prüfungsprogramm (darin enthalten sie unter anderem zu Ort und Zeitpunkt der Prüfung sowie zulässige Hilfsmittel) sowie das Verzeichnis der Experten/-innen.
Die eidg. Prüfung gliedert sich in fünf Prüfungsteile, welche folgendermassen aufgebaut sind (Art der Prüfung, Zeit und Gewichtung):
1. Prüfungsunterstützung und Bereichsleitung (schriftlich, 5 Stunden, Gewichtung: 2)
Ausgehend von anspruchsvollen Praxissituationen bearbeiten die Kandidaten und Kandidatinnen fünf Handlungssimulationen. Das wird besonderen Wert auf die korrekte und vollständige Umsetzung gelegt.
2. Informationsmanagement (schriftlich, 1.5 Stunden, Gewichtung: 2)
In diesem Prüfungsteil bearbeiten die Kandidatinnen und Kandidaten einen Postkorb mit 15 bis 30 unterschiedlichen Schriftstücken (beispielsweise E-Mails, Briefe, Telefonnotiz etc.), welchen sie analysieren und daraus einen Aktionsplan erarbeiten sowie diesen entsprechend begründen. Hier liegt der Fokus auf dem Analysieren der Dringlichkeit sowie dem Erstellen von Priorisierungskriterien für die jeweiligen Schriftstücke.
3. Führen von Teammitarbeitenden und Führen von Personalgeschäften (schriftlich, 1 Stunde, Gewichtung: 1)
Ausgangslage ist eine anspruchsvolle Praxissituation, anhand dieser die Kandidierenden eine geleitete Fallarbeit bearbeiten. Diese Fallarbeit besteht aus zwei Teilaufgaben, welche sich auf eine oder mehrere dieser folgenden drei Themenbereiche beziehen: Mitarbeitende rekrutieren, führen und entwickeln; Schwierige Situationen meistern; Personalgeschäfte bearbeiten. Der Fokus liegt in diesem Prüfungsteil auf der Analyse und dem Erstellen von Konzepten, sowie deren Umsetzung.
4. Führungsunterstützung, Bereichsleitung und Zusammenarbeit (mündlich, 0.75 Stunden, Gewichtung: 1)
Die Kandidierenden lösen in diesem Prüfungsteil drei bis fünf arbeitsplatzrelevante Situationen (sog. Critical Incidents), zum Beispiel zu Themen wie: Sitzungen, Veranstaltungen, Events, Projektbearbeitung, Datensicherheit, Datenschutz, First-Level-Support etc. Dafür führen Sie mit einer Expertin/Experten ein Rollengespräch durch, in welchem sie ihr Handeln in einer solch anspruchsvollen Arbeitssituation beschreiben und begründen müssen. Hier liegt der Fokus auf zwei Punkte: zum einen die situationsgerechte Bewältigung von anspruchsvollen Situationen und zum anderen auf einer fachlich korrekten, strukturieren und adressatengerechten Kommunikation
5. Selbstmanagement, Persönliches Portfolio (vorgängig erstellt, Gewichtung: ¼)), Fachgespräch (mündlich, 0.5 Stunden, Gewichtung: ¾)
Die Kandidaten/-innen erstellen selbständig ein persönliches Portfolio, in welchem sie sich anhand der Analyseinstrumente «Werkschau» und «Kompetenzraster» vertieft mit der Gestaltung ihres Selbstmanagements auseinandersetzen.
Werkschau: Die Kandidierenden erstellen drei Werke, zum Thema wie: «So organisiere ich meine Arbeiten»
Kompetenzraster: Die Kandierenden schätzen Ihre Kompetenzen anhand eines entsprechenden Rasters (mit ca. 30 Leitfragen) selbst ein. Zusätzlich lassen sie eine Fremdeinschätzung durch eine vorgesetzte Person vornehmen. Ihre Erkenntnisse halten Sie in einem Bericht fest.
Hier liegt der Fokus auf der Reflexion des persönlichen Selbstmanagements und allfälligen Handlungsbedarf erkennen.
Auf der Grundlage des persönlichen Portfolios findet das Fachgespräch in einer 2. Amtssprache oder Englisch statt. Zu Beginn präsentieren die Kandidaten/-innen ausgewählte Inhalte aus ihrem Portfolio und stehen den Experten/Expertinnen anschliessend Rede und Antwort. In diesem Teil der Prüfung wird das Fachwissen, die Präsentationstechnik und Reflexionsfähigkeit der Kandidaten geprüft.
Diplom und Titel
Absolventinnen und Absolventen der Berufsprüfung erhalten einen eidgenössischen Fachausweis und sind berechtigt den eidg. anerkannten sowie geschützten Titel «Direktionsassistentin mit eidg. Fachausweis / Direktionsassistent mit eidg. Fachausweis» zu führen.
- Auf Französisch «Assistante de direction avec brevet fédéral / Assistant de direction avec brevet fédéral»
- Auf Italienisch «Assistente di direzione con attestato professionale federale»
- Auf Englisch (Achtung: lediglich eine Empfehlung, kein geschützter Titel) «Executive Assistant, Federal Diploma of Higher Education»
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