Selbsttest „Direktionsassistent mit eidg. Fachausweis / Direktionsassistentin mit eidg. Fachausweis (BP)“: Ist dieser Lehrgang für mich der Richtige?

Eine Direktionsassistentin mit eidg. Fachausweis protokolliert die Besprechungen an der Sitzung ihres Vorgesetzten.

Testen Sie hier, ob die vielfältige Tätigkeit als Spezialist / Spezialistin in der Unterstützung von Führungskräften in der Unternehmensführung mit eidgenössischem Fachausweis zu Ihnen passt und ob ein Vorbereitungslehrgang zur eidg. Berufsprüfung «Direktionsassistentin / Direktionsassistent» für Sie der richtige Weg ist.

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Wie sieht der Berufsalltag von Direktionsassistentinnen / Direktionsassistenten mit eidg. Fachausweis aus?

Direktionsassistentinnen und Direktionsassistenten unterstützen Führungspersonen in den Bereichen Administration, Informationsbewirtschaftung, Organisation von Besprechungen und Anlässen, Erstellung von Präsentationen sowie bei der Umsetzung von Projekten. Sie sind häufig die erste Ansprechperson für Mitarbeitende und externe Ansprechpartner.

Je nach Unternehmen erhalten Direktionsassistentinnen und Direktionsassistenten zusätzliche Aufgabengebiete wie beispielsweise in den Bereichen Personalwesen oder Marketing. Die Nähe zum Management sowie die in der Regel abwechslungsreichen Aufgaben sorgen für eine spannende Tätigkeit, wo Langeweile kaum aufkommt. Auf der anderen Seite sind die beschränkten Weisungsbefugnisse sowie die Schnittstellenfunktion zwischen Management und internen sowie externen Zielgruppen sicher eine Herausforderung im Arbeitsalltag.

(Denken Sie daran: Im Einzelfall kann sich die Verteilung/Gewichtung/Häufigkeit der Aufgaben je nach Funktion/Stellenprofil sowie Unternehmen, Unternehmensgrösse und Branche unterscheiden.)

 

Frage 1:

Entsprechen die beschriebenen Tätigkeiten Ihren Vorstellungen? Möchten Sie als Direktionsassistentin / Direktionsassistent arbeiten?

Zielgruppe und Fähigkeiten: Für wen eignet sich die Berufsprüfung zur Direktionsassistentin / zum Direktionsassistent mit eidg. Fachausweis? Welche Eigenschaften und Fähigkeiten werden verlangt?

Der Lehrgang und die Berufsprüfung zur «Direktionsassistentin / zum Direktionsassistenten» eignen sich für

  • Berufsleute, mit einer mehrjährigen Funktion als Direktionsassistent / Direktionsassistentin, die ihre Kenntnisse und Kompetenzen mit einem eidg. Fachausweis belegen möchten
  • Mitarbeitenden mit mind. 3 bzw. 4 Jahren Berufserfahrung in Assistenzfunktionen von diversen Kaderstellen, die mit einem eidg. Fachausweis ihre Karriere- und Lohnchancen steigern möchten
  • Ambitionierte Berufsleute mit Assistenzfunktionen und zusätzlichen Aufgaben, z.B. in den Bereichen Personalwesen oder Marketing, welche in Zukunft mehr verantwortungsvolle Aufgaben übernehmen möchten

Direktionsassistentinnen und Direktionsassistenten sollten über die folgenden persönlichen Eigenschaften und Fähigkeiten verfügen:

  • Organisationstalent
  • Planungsgeschick
  • Dienstleistungsbewusstsein
  • Flexibilität
  • Belastungsfähigkeit
  • Kommunikative Fähigkeiten
  • Teamfähigkeiten
  • Gewinnendes Auftreten
  • Gute Umgangsformen
  • Verschwiegenheit
  • Zuverlässigkeit
  • Verantwortungsbewusst

Frage 2:

Gehören Sie zu einer der Zielgruppen dieser Weiterbildung und verfügen Sie über die nötigen persönlichen Eigenschaften?

Voraussetzungen für die Zulassung zur Berufsprüfung Direktionsassistentin mit eidg. Fachausweis / Direktionsassistent mit eidg. Fachausweis:

Um zur Berufsprüfung für Direktionsassistentinnen / Direktionassistenten antreten zu können, müssen Sie gemäss Prüfungsordnung bis zum Zeitpunkt des Prüfungstermins bzw. Prüfungsanmeldung:

  • Über einen der folgenden Abschlüsse verfügen: Eidg. Fähigkeitszeugnis als Kauffrau EFZ / Kauffmann EFZ, gymnasiale Matura, Fachmatura, Berufsmatura oder gleichwertiger Abschluss, sowie nach Abschluss eine mind. 3-jährige einschlägige Berufspraxis* vorweisen können

Oder

  • Über einen der folgenden Abschlüsse verfügen: anderes EFZ, eidg. Berufsattest als Büroassistentin (EBA)/Büroassistent (EBA) oder gleichwertige Qualifikation und mind. 4 Jahre einschlägige Berufserfahnung nach Erwerb des Abschlusses

Und

  • Das persönliche Portfolio fristgerecht und vollständig eingereicht haben

* Berufserfahrungen, die in einem Teilzeitpensum, das heisst unter 80%, erlangt wurden, werden pro rata angerechnet.

Ob Sie zur Berufsprüfung zugelassen sind, erfahren Sie mindestens drei Monate vor Prüfungsbeginn mit einem schriftlichen Bescheid inkl. Begründung bei einer Ablehnung.

Hinweis: Manche Schulen sind bereit, Sie auch zu einem Vorbereitungskurs auf die Berufsprüfung zur Direktionsassistentin / zum Direktionsassistent zuzulassen, wenn Sie die Kriterien für die Zulassung zur eidg. Prüfung (noch) nicht erfüllen. Es liegt in Ihrer Verantwortung sicherzustellen, dass Sie die nötigen Voraussetzungen zum Zeitpunkt der Prüfung/Prüfungsanmeldung erfüllen. Bei manchen Schulen ist der Lehrgangsbesuch auch ohne Prüfungsabsichten möglich (in diesem Fall gehen Sie trotzdem nicht leer aus, sondern erhalten ein schuleigenes Zertifikat). Die Zulassungsbedingungen variieren je nach Anbieter.

Frage 3:

Erfüllen Sie die Voraussetzungen für die Zulassung?

Lernstoff und Inhalte der Weiterbildung

Die Lerninhalte in den Vorbereitungskursen auf die Berufsprüfung zur Direktionsassistentin mit eidg. Fachausweis / zum Direktionsassistent mit eidg. Fachausweis richten sich an die Vorgaben der Trägerschaft der eidg, Prüfung, dem Kaufmännischen Verband Schweiz.

Folgende Themen sind in der Regel Teil des Lernstoffes:

  • Deutsch, Englisch oder Französisch
  • Betriebswirtschaftslehre (BWL) und Volkswirtschaftslehre (VWL)
  • Projektmanagement
  • Riskmanagement
  • Selbstmanagement und Arbeitsorganisation
  • Zeitmanagement / Ressourcenmanagement
  • Informationsmanagement
  • ICT / Office Anwendungen
  • Finanz- und Rechnungswesen
  • Teamführung / Personalführung
  • Kommunikation (mündlich und schriftlich)
  • Konfliktmanagement
  • Recht
  • Marketing
  • Auftreten, Rhetorik, Präsentationstechniken

Hinweis: Manche Schulen bieten zu diversen Themen, wie zum Beispiel Business Englisch und Rechnungswesen, freiwillige Vorkurse an. Der Anbieter Ihrer Wahl gibt Ihnen hier gerne detaillierte Auskunft.

 

Frage 4:

Interessieren Sie diese Inhalte, möchten Sie Kenntnisse in diesen Themenbereichen erwerben?

Kosten und Finanzierung der Weiterbildung

Die Kosten werden (abgesehen von der externen Prüfungsgebühr, welche durch die Trägerschaft festgelegt wird) von den Schulen bestimmt. Es kann daher zu Unterschieden kommen. Generell muss für die berufsbegleitende Direktionsassistentin Weiterbildung / Direktionsassistent Ausbildung, die je nach Anbieter 2–4 Semester dauert, mit folgenden Kosten gerechnet werden:

  • Lehrgangsgebühren: Zwischen CHF 9'700.– und CHF 15'550.– Davon bekommen Sie nach der Prüfung vom Bund auf Antrag (unabhängig vom Resultat) bis zu 50% zurück.* Hinweis: Mitglieder des Kaufmännischen Verbandes erhalten einen Mitgliederrabatt von bis zu 10% auf die Kurskosten. Mehr Informationen erhalten Sie hier.
  • Prüfungsgebühr: Die Prüfungsgebühr legt die Trägerschaft dieser Berufsprüfung bzw. dieses Lehrganges fest und beträgt CHF 2'000.– (Stand 2023). Sie wird von der Kandidatin / dem Kandidaten nach bestätigter Zulassung entrichtet.
  • Manche Anbieter verlangen weitere Kosten für
    • Vorkurse (zum Beispiel in Business Englisch oder Rechnungswesen)
    • Zwischenabschluss des Höheren Wirtschaftsdiploms VSK
    • Zusatzzertifikat Projektmanager/in edupool.ch
    • Einschreibung
    • Lehrmittel und (Software-)Lizenzen
    • Schulungsunterlagen
    • interne Prüfungen und Prüfungstrainings
    • Simulationsprüfung

Informieren Sie sich direkt beim Anbieter Ihrer Wahl, mit welchen Zusatzkosten Sie rechnen müssen.

*Seit dem 1.1.2018 werden die Vorbereitungskurse auf eidgenössische Berufsprüfungen (BP) und höhere Fachprüfungen (HFP) vom Bund finanziell unterstützt. Absolvierende dieser Lehrgänge bekommen deshalb nach Ablegen der eidgenössischen Prüfung auf Antrag bis zu 50% (max. CHF 9'500 bei BP, max. CHF 10'500 bei HFP) der bezahlten Kurskosten rückerstattet. In Härtefällen werden die Bundesbeiträge ausnahmsweise auch im Voraus ausbezahlt.

Frage 5:

Sind Sie in der Lage, ca. CHF 11'700 – CHF 17'550 für Kurs und Prüfung vorzufinanzieren?

Studiendauer, Anzahl Unterrichtsstunden und Lernaufwand

  • Die Direktionsassistentin Weiterbildung / Direktionsassistent Ausbildung ist modular aufgebaut und dauert je nach Anbieter 2–4 Semester.
  • Der Lehrgang umfasst ca. 504 ­– 520 Lektionen, die in verschiedenen Zeitvarianten (Tageskurse und Abendkurse) besucht werden können (z.B. Ein Abend pro Woche und samstags oder zwei Abende pro Woche oder ein ganzer Tag pro Woche).
  • Viele Schulen bieten einen Mix aus Präsenz- und Onlineveranstaltungen (Online-, Hybrid-Unterricht, Blended Learning) sowie Selbststudium an. Sie können somit das Format auswählen, das Ihnen ermöglicht, die Weiterbildung mit Familie, Beruf und Freizeit optimal zu vereinbaren.
  • Dank dem berufsbegleitenden Konzept der Weiterbildung können Sie den Lernstoff gleich in der Praxis anwenden und vertiefen. Trotzdem sollten Sie für die Vor- und Nachbereitung des Unterrichts und die Selbstlernzeit genügend Zeit einrechnen – wie viel, hängt von Ihrem Vorwissen, Arbeitsstil und Lerntempo ab. Wir empfehlen, vorsichtshalber mindestens 4–6 Stunden pro Woche einzurechnen.

Hinweis: Manche Schulen bieten sog. «Schnupperlektionen» an. Profitieren Sie von der Möglichkeit, einen Einblick in den Unterricht sowie die Lernatmosphäre zu erhalten. Dies sind wichtige Aspekte auf dem Weg zum erfolgreichen Abschluss. Kontaktieren Sie für eine Schnupperlektion am besten die Schule Ihrer Wahl gleich direkt.

Frage 6:

Können Sie die Zeit für den Unterricht und das Selbststudium aufbringen?

Abschluss, Diplom und Titel

Die Berufsprüfung zur Direktionsassistentin mit eidg. Fachausweis / zum Direktionsassistenten mit eidg. Fachausweis findet jährlich statt, sofern mindestens 20 Kandidatinnen und Kandidaten die Zulassungsbedingungen erfüllen, ansonsten alle zwei Jahre. Sie kann in Deutsch, Französisch oder Italienisch abgelegt werden.

Die Kandidaten und Kandidatinnen werden mind. 28 Tage vor Prüfungsbeginn aufgeboten. Im Aufgebot enthalten sind dabei das Prüfungsprogramm (darin enthalten sie unter anderem zu Ort und Zeitpunkt der Prüfung sowie zulässige Hilfsmittel) sowie das Verzeichnis der Experten/-innen.

Die eidg. Prüfung gliedert sich in fünf Prüfungsteile, welche folgendermassen aufgebaut sind (Art der Prüfung, Zeit und Gewichtung):

1. Prüfungsunterstützung und Bereichsleitung (schriftlich, 5 Stunden, Gewichtung: 2)

Ausgehend von anspruchsvollen Praxissituationen bearbeiten die Kandidaten und Kandidatinnen fünf Handlungssimulationen. Das wird besonderen Wert auf die korrekte und vollständige Umsetzung gelegt.

2. Informationsmanagement (schriftlich, 1.5 Stunden, Gewichtung: 2)

In diesem Prüfungsteil bearbeiten die Kandidatinnen und Kandidaten einen Postkorb mit 15 bis 30 unterschiedlichen Schriftstücken (beispielsweise E-Mails, Briefe, Telefonnotiz etc.), welchen sie analysieren und daraus einen Aktionsplan erarbeiten sowie diesen entsprechend begründen. Hier liegt der Fokus auf dem Analysieren der Dringlichkeit sowie dem Erstellen von Priorisierungskriterien für die jeweiligen Schriftstücke.

3. Führen von Teammitarbeitenden und Führen von Personalgeschäften (schriftlich, 1 Stunde, Gewichtung: 1)

Ausgangslage ist eine anspruchsvolle Praxissituation, anhand dieser die Kandidierenden eine geleitete Fallarbeit bearbeiten. Diese Fallarbeit besteht aus zwei Teilaufgaben, welche sich auf eine oder mehrere dieser folgenden drei Themenbereiche beziehen: Mitarbeitende rekrutieren, führen und entwickeln; Schwierige Situationen meistern; Personalgeschäfte bearbeiten. Der Fokus liegt in diesem Prüfungsteil auf der Analyse und dem Erstellen von Konzepten, sowie deren Umsetzung.

4. Führungsunterstützung, Bereichsleitung und Zusammenarbeit (mündlich, 0.75 Stunden, Gewichtung: 1)

Die Kandidierenden lösen in diesem Prüfungsteil drei bis fünf arbeitsplatzrelevante Situationen (sog. Critical Incidents), zum Beispiel zu Themen wie: Sitzungen, Veranstaltungen, Events, Projektbearbeitung, Datensicherheit, Datenschutz, First-Level-Support etc. Dafür führen Sie mit einer Expertin/Experten ein Rollengespräch durch, in welchem sie ihr Handeln in einer solch anspruchsvollen Arbeitssituation beschreiben und begründen müssen. Hier liegt der Fokus auf zwei Punkte: zum einen die situationsgerechte Bewältigung von anspruchsvollen Situationen und zum anderen auf einer fachlich korrekten, strukturieren und adressatengerechten Kommunikation

5. Selbstmanagement, Persönliches Portfolio (vorgängig erstellt, Gewichtung: ¼)), Fachgespräch (mündlich, 0.5 Stunden, Gewichtung: ¾)

Die Kandidaten/-innen erstellen selbständig ein persönliches Portfolio, in welchem sie sich anhand der Analyseinstrumente «Werkschau» und «Kompetenzraster» vertieft mit der Gestaltung ihres Selbstmanagements auseinandersetzen.

Werkschau: Die Kandidierenden erstellen drei Werke, zum Thema wie: «So organisiere ich meine Arbeiten»
Kompetenzraster: Die Kandierenden schätzen Ihre Kompetenzen anhand eines entsprechenden Rasters (mit ca. 30 Leitfragen) selbst ein. Zusätzlich lassen sie eine Fremdeinschätzung durch eine vorgesetzte Person vornehmen. Ihre Erkenntnisse halten Sie in einem Bericht fest.

Hier liegt der Fokus auf der Reflexion des persönlichen Selbstmanagements und allfälligen Handlungsbedarf erkennen.

Auf der Grundlage des persönlichen Portfolios findet das Fachgespräch in einer 2. Amtssprache oder Englisch statt. Zu Beginn präsentieren die Kandidaten/-innen ausgewählte Inhalte aus ihrem Portfolio und stehen den Experten/Expertinnen anschliessend Rede und Antwort. In diesem Teil der Prüfung wird das Fachwissen, die Präsentationstechnik und Reflexionsfähigkeit der Kandidaten geprüft.

Diplom und Titel

Absolventinnen und Absolventen der Berufsprüfung erhalten einen eidgenössischen Fachausweis und sind berechtigt den eidg. anerkannten sowie geschützten Titel «Direktionsassistentin mit eidg. Fachausweis / Direktionsassistent mit eidg. Fachausweis» zu führen.

  • Auf Französisch «Assistante de direction avec brevet fédéral / Assistant de direction avec brevet fédéral»
  • Auf Italienisch «Assistente di direzione con attestato professionale federale»
  • Auf Englisch (Achtung: lediglich eine Empfehlung, kein geschützter Titel) «Executive Assistant, Federal Diploma of Higher Education»

Frage 7:

Trauen Sie sich zu, die Berufsprüfung zum eidgenössischen Fachausweis zu bestehen?