HR-Assistent / HR-Assistentin (ehemals Personalassistentin / Personalassistent): Wie sieht ihr Berufsalltag aus?

HR-Assistenten / HR-Assistentinnen erledigen alle administrativen Aufgaben der Personalabteilung und sind die erste Ansprechperson für Mitarbeitende und Bewerber/innen. Ihre Aufgaben sind:

• Personaldossiers führen und Personaldaten im EDV-System betreuen
• Stellenprofile und Stelleninserate nach Vorgabe schreiben und veröffentlichen
• Bewerbungen sichten, nach Vorgabe sortieren und Termine für Vorstellungsgespräche vereinbaren
• Per Telefon und E-Mail Auskünfte erteilen
• Arbeitsverträge und Arbeitszeugnisse nach Vorgabe schreiben
• Lohnbuchhaltung und monatlicher Lohnlauf
• Verwaltung von Ferien- und Feiertagen, Absenzen-Management
• Ansprechperson für administrative und organisatorische Fragen

Zielgruppe und Fähigkeiten: Für wen eignet sich die HR-Assistent- / HR-Assistentin-Weiterbildung? Welche Eigenschaften und Fähigkeiten werden verlangt?

Die HR-Assistentin-Ausbildung (ehemals Personalassistent / Personalassistentin) richtet sich an Personen, die in das Personalwesen einsteigen möchten, sowie an Mitarbeitende von Personalabteilungen, welche ihre Kompetenzen mit einem anerkannten Abschluss belegen möchten.

Für Personen, die den eidg. Fachausweis «HR-Fachmann / HR-Fachfrau» anstreben, ist ein HRSE-Zertifikat als HR-Assistent/in eine Zulassungsbedingung.

Wichtige persönliche Fähigkeiten und Eigenschaften für diesen Beruf sind:

• Hohe Sozialkompetenz im Umgang mit Menschen
• Gute Umgangsformen und einwandfreies Auftreten
• Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit
• Verantwortungsbewusstsein und persönliche Integrität
• Vertrauenswürdigkeit und Diskretion 

Voraussetzungen für die Zulassung zur HR-Assistentin-Weiterbildung (ehemals Personalassistent/in):

Für die Zulassung zur HRSE-Abschlussprüfung werden folgende Voraussetzungen verlangt: 

• Eidg. Fähigkeitszeugnis, Maturität oder gleichwertiger Abschluss

Und

• 24 Monate allgemeine Berufspraxis und/oder Praktikumserfahrung

Oder

• Ohne EFZ, Maturität oder gleichwertigen Abschluss 48 Monate allgemeine Berufserfahrung

Empfehlenswert: 

• Berufserfahrung im Personalwesen
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache (Niveau C1)

Hinweis: Bei manchen Schulen ist der Lehrgangsbesuch auch ohne Prüfungsabsicht zum HRSE-Diplom möglich (Die Zulassungsbedingungen in diesem Fall werden von den Schulen individuell festgelegt und können von Anbieter zu Anbieter variieren). Leer gehen Sie dabei trotzdem nicht aus – so erhalten Sie in diesem Fall in der Regel ein schuleigenes Zertifikat und/oder eine Kursbestätigung. 

Lernstoff und Inhalte der Weiterbildung

Schulen, die Vorbereitungskurse auf die (externe) HRSE-Zertifikatsprüfung zum HR-Assistenten / zur HR-Assistentin (ehemals Personalassistent/in) anbieten, richten sich nach den offiziellen Angaben der HRSE.

Folgende Themen werden behandelt:

• Grundlagen Human Resources Management (HRM): u.a. Überblick, Gesundheit, Sicherheit und psychosoziale Risiken am Arbeitsplatz, Leitbild, Unternehmenspolitik, Personalpolitik, Digitalisierung, interne Kommunikation, Projektmanagement
• Personaladministration: u.a. Beschreibung von Teilprozessen, Rekrutierung, Personalschulung und Personalentwicklung, Kündigung, Arbeitszeitmanagement, Personaldossier, schweizerische Aufenthalts- und Arbeitsbewilligung
• Lohnadministration und Sozialversicherungen: u.a. Entlöhnung, Sozialversicherungen, Lohnabrechnungen
• Grundlagen Arbeitsrecht: u.a. Arbeitsvertrag, Pflichten des Arbeitgebers und Arbeitnehmers, Arbeits- und Ruhezeiten, Ferien und Feiertage, Beendigung von Arbeitsverhältnissen, Arbeitszeugnisse

Manche Schulen bieten auch Wahlfächer bzw. Vertiefungsmöglichkeiten an. Details hierzu erhalten Sie direkt bei den Schulen. 

Kosten und Finanzierung der Weiterbildung

Die Kosten variieren je nach Schule und Angebot. Generell muss für die 1–2-semestrige und berufsbegleitende HR-Assistentin-Weiterbildung (ehemals Personalassistent/in) mit HRSE-Zertifikat mit folgenden Kosten gerechnet werden:

• Lehrgangsgebühren: Zwischen CHF 2'950.– und CHF 4'300.–  
  Hinweis: Mitglieder des kaufmännischen Verbandes können von einem Rabatt von bis zu 10% profitieren. Hier erfahren Sie mehr.
• Gebühr HRSE-Zertifikatsprüfung (externe Prüfung): Die Prüfungsgebühr wird direkt von HRSE erhoben und beträgt aktuell CHF 490.– (Stand: Februar 2024)
• Manche Anbieter verlangen Extrakosten für
  • Einschreibung
  • Lehrmittel
  • Schulungsunterlagen
  • interne Prüfungen und Prüfungstrainings
  • Simulationsprüfung

Am besten, Sie wenden sich hinsichtlich der möglichen Extrakosten direkt an den Anbieter Ihrer Wahl. 

Studiendauer, Ausbildungsvarianten, Anzahl Unterrichtsstunden und Lernaufwand

• Die HR-Assistent- / HR-Assistentin-Weiterbildung (ehemals Personalassistent/in) ist klassisch aufgebaut und berufsbegleitend konzipiert. Sie dauert 1–2 Semester (je nach Anbieter und Angebot). 
• Die Weiterbildung umfasst zwischen 64 und 128 Lektionen. 
• Es werden verschiedene Zeitvarianten angeboten, um die Lektionen bzw. Lernstunden besuchen zu können (beispielsweise sog. Kompaktlehrgänge). Zum Beispiel jeweils zweimal oder einmal abends pro Woche und/oder einzelne Samstage 
• Viele Schulen bieten einen Mix aus Präsenz- und Onlineveranstaltung (Online-, Hybrid-Unterricht, Blended Learning) sowie Selbststudium an. Sie können somit das Format auswählen, das Ihnen ermöglicht, die Weiterbildung mit Familie, Beruf und Freizeit optimal zu vereinbaren.
• Dank des berufsbegleitenden Konzeptes der Weiterbildung können Sie den Lernstoff gleich in der Praxis anwenden und vertiefen. Trotzdem sollten Sie für die Vor- und Nachbereitung des Unterrichts und die Selbstlernzeit genügend Zeit einrechnen – wie viel, hängt von Ihrem Vorwissen, Arbeitsstil und Lerntempo ab. Wir empfehlen, vorsichtshalber mindestens 4–6 Stunden pro Woche einzurechnen.

Abschluss, Diplom und Titel

Gegen Ende der HR-Assistent- / HR-Assistentin-Weiterbildung (ehemals Personalassistent/in) finden bei vielen Schulen interne (Simulations-) Prüfungen statt. Damit werden Sie optimal auf die HRSE-Abschlussprüfung vorbereitet. Nach erfolgreichem Abschluss der internen Prüfung erhalten Sie ein schuleigenes Zertifikat. 

Die externe Prüfung zum HRSE-Zertifikat werden von HRSE organisiert und durchgeführt.
Hinweis: Sofern die Schule Ihrer Wahl zu den HRSE-akkreditierten Schulen gehört, erfolgt die HRSE-Zertifikatsprüfung meistens gleich dort vor Ort. 

Die HRSE-Zertifikatsprüfung wird durchgeführt, wenn mind. 50 Kandidaten/-innen die Zulassungsbedingungen erfüllen. Sie kann in einer der drei Amtssprachen (also Deutsch, Französisch oder Italienisch) absolviert werden. 

Die Prüfung dauert insgesamt drei Stunden und beinhaltet folgende Inhalte:  

1. Grundlagen Human Resources Management (HRM) (10%)
2. Personaladministration (30%)
3. Lohnadministration und Sozialversicherungen (35%)
4. Arbeitsrechtliche Grundlagen (25%)

Diplom und Titel

Erfolgreiche Absolventinnen und Absolventen erhalten das in der Schweiz gut etablierte HRSE-Zertifikat mit folgendem geschützten Titel «HR-Assistentin / HR-Assistent mit Zertifikat von HRSE Human Resources Swiss Exams».